Электронные первичные учетные документы (формализованные)
| 1. | Документы создаются контрагентом и отправляются через систему обмена в DIRECTUM. |
| • | загружает документы в систему DIRECTUM с типом карточки «Входящие документы систем обмена» и видом «Входящий документ», и затем на основании записей в справочнике Соответствие видов документов DIRECTUM и систем обмена преобразует документ к нужному виду и типу первичного учетного документа. |
Если документы неформализованные, то тип карточки и вид документов необходимо поменять вручную в рамках задания на обработку документов;
| • | отправляет входящие документы на рассмотрение по типовому маршруту «Обработка документов из систем обмена» модуля «Обмен с контрагентами». |
Документы приходят сотруднику, ответственному за организацию или за адрес абонента системы обмена. Если ответственные за организацию или за адрес не закреплены, документы приходят на обработку ответственному за обмен.
| 3. | Если согласование документов не требуется и у ответственного за обмен документов есть все необходимые полномочия, он сам подписывает входящие документы и принимает задание. |
| 4. | Если документы требуется предварительно согласовать, он отправляет их на согласование заинтересованным лицам по типовому маршруту «Согласование входящих первичных учетных документов» модуля «Финансовый архив». В параметрах маршрута выбирает нужные настройки согласования в зависимости от вида документа. |
| 6. | Бухгалтер отражает факт хозяйственной деятельности в учетной системе. Для этого он заносит документы в учетную систему по кнопке Документ в УС из карточки счета-фактуры, товарной накладной или акта. |
| 7. | Ответ по документам о подписании или об отказе в подписании автоматически отправляется контрагенту через системы обмена. |
 Смотрите видеоролик Получение учетных документов от контрагента.
Требуемые компоненты
|
|
Модуль «Обмен с контрагентами»
|
|
Коннектор к системе обмена. Коннектор к Synerdocs входит в стандартную поставку модуля «Обмен с контрагентами». Коннекторы к другим системам обмена приобретаются в качестве отдельных решений
|
|
Модуль «Финансовый архив»
|
|
Коннектор к учетной системе, если требуется автоматизированно синхронизировать данные из учетной системы в DIRECTUM. Для DIRECTUM разработаны коннектор к 1С и коннектор к SAP PI (приобретаются отдельно). При наличии Клиентской лицензии разработчика IS-Builder можно разработать собственный коннектор с помощью ISBL-функций коннекторов
|
|
Техническое решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» для занесения входящих документов из DIRECTUM в 1С
|
|
Модуль «Управление договорами», если требуется вести учет первичных документов в разрезе договоров
|
Использование DIRECTUM обеспечивает
|
|
| • | оперативное получение входящей документации из систем обмена; |
| • | быстрое определение ответственных и уведомление сотрудников о поступающих документах; |
| • | сокращение времени на согласование и подписание первичных учетных документов внутри организации; |
| • | снижение трудоемкости на занесение информации в учетную систему; |
| • | упрощение подготовки сводной отчетности и анализа данных по двум системам: 1С и DIRECTUM; |
| • | соблюдение требований законодательства к хранению электронных документов |
|
|
Бумажные первичные учетные документы
| 1. | Контрагент отправляет бумажные первичные учетные документы по почте или другим удобным образом. |
| 2. | Ответственный сотрудник нашей организации заносит полученные документы в систему DIRECTUM одним из способов: |
Через учетную систему:
| • | предварительно в учетной системе создает документы комплекта; |
| • | распечатывает для каждого документа штрихкод, наклеивает на оригинальные документы и проводит их через потоковый сканер; |
| • | служба ввода и преобразования документов подхватывает полученные документы, распознает их по штрихкоду и связывает их с ранее созданными карточками документов системы DIRECTUM; |
Без предварительной регистрации в учетной системе:
| • | создает и заполняет для каждого документа карточку в системе DIRECTUM; |
| • | из системы распечатывает штрихкод, наклеивает его на оригинал бумажного документа и сканирует; |
| • | служба ввода и преобразования документов автоматически связывает отсканированные документы с ранее созданными карточками документов DIRECTUM. |
Примечание
Для занесения документов в DIRECTUM можно также использовать стороннюю программу ABBYY FlexiCapture. Она позволяет распознавать первичные учетные документы и счета-фактуры, настраивать правила сканирования, вносить корректировки в распознанный текст и выгружать скан-образы документов с XML-файлом, содержащим описание комплекта.
| 3. | При необходимости ответственный отправляет отсканированные документы на согласование и подписание по типовому маршруту «Согласование входящих первичных учетных документов» модуля «Финансовый архив». |
Согласованные документы распечатываются и подписываются вручную утверждающим.
| 4. | После подписания бухгалтер заносит документы в учетную систему, проводит их и, если требуется, совершает по ним оплату. |
| 5. | Ответственный за поставку отправляет подписанные документы контрагенту. |
Требуемые компоненты
|
|
Модуль «Финансовый архив»
|
|
Коннектор к учетной системе, если требуется автоматизированно синхронизировать данные из учетной системы в DIRECTUM. Для DIRECTUM разработаны коннектор к 1С и коннектор к SAP PI (приобретаются отдельно). При наличии Клиентской лицензии разработчика IS-Builder можно разработать собственный коннектор с помощью ISBL-функций коннекторов
|
|
Техническое решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» для занесения информации по входящим документам из DIRECTUM в 1С или из 1С в DIRECTUM
|
|
Службы ввода и преобразования документов DIRECTUM, если требуется автоматически заносить в систему DIRECTUM документы, полученные из различных источников (файловой системы, по электронной почте)
|
Использование DIRECTUM обеспечивает
|
|
| • | оперативное занесение большого объема документов в систему DIRECTUM и в учетную систему; |
| • | поддержка хранения отсканированных копий бумажных экземпляров; |
| • | сокращение времени на согласование и подписание первичных учетных документов внутри организации; |
| • | снижение трудоемкости на занесение информации в учетную систему; |
| • | упрощение подготовки сводной отчетности и анализа данных по двум системам: 1С и DIRECTUM |
|
|
Договоры
| 1. | Договор поступает от контрагента через системы обмена. |
| 2. | Посредством коннектора в системе DIRECTUM автоматически создается документ с типом карточки «Входящие документы систем обмена» и видом «Входящий документ» и отправляется на обработку ответственному, закрепленному за контрагентом. |
| 3. | Сотрудник меняет вид документа на «Договор» и тип карточки на «Договорные документы», инициирует согласование, подписание и регистрацию договора в модуле DIRECTUM «Управление договорами». |
| 4. | После подписания и выполнения задания утверждающим ответ по документам автоматически отправляется контрагенту через системы обмена. |
Примечание
Чтобы договор сразу принимался и отправлялся с типом «Договорные документы» и видом «Договор», необходимо в справочнике Соответствие видов документов DIRECTUM и систем обмена создать новую запись для договора и настроить синхронизацию дополнительных реквизитов карточек. Это поддерживается только для сервиса обмена Synerdocs и при условии, что у контрагент также установлена система DIRECTUM. Без указанных настроек договор будет создаваться в неформализованном виде с типом карточки «Входящие документы систем обмена».
Требуемые компоненты
|
|
Модуль «Обмен с контрагентами»
|
|
Коннектор к системе обмена. Коннектор к Synerdocs входит в стандартную поставку модуля «Обмен с контрагентами». Коннекторы к другим системам обмена приобретаются в качестве отдельных решений
|
|
Модуль «Управление договорами»
|
Использование DIRECTUM обеспечивает
|
|
| • | сокращение трудоемкости на обработку входящих договорных документов; |
| • | обеспечение быстрого поиска документов, связанных с договором; |
| • | сокращение времени на согласование и подписание договорных документов внутри организации |
|
|
Письма
| 1. | Письмо поступает от контрагента через системы обмена. |
| 2. | Посредством коннектора в системе DIRECTUM автоматически создается документ с типом карточки «Входящие документы систем обмена» и видом «Входящий документ» и отправляется на обработку ответственному, закрепленному за контрагентом. |
| 3. | Сотрудник проверяет поступившее письмо, меняет вид и тип карточки документа, при необходимости регистрирует документ и принимает задание. |
Требуемые компоненты
|
|
Модуль «Обмен с контрагентами»
|
|
Коннектор к системе обмена. Коннектор к Synerdocs входит в стандартную поставку модуля «Обмен с контрагентами». Коннекторы к другим системам обмена приобретаются в качестве отдельных решений
|
|
Модуль «Канцелярия», если требуется согласовывать входящие письма
|
Использование DIRECTUM обеспечивает
|
|
| • | сокращение трудоемкости на обработку входящих официальных писем; |
| • | сокращение времени на рассмотрение документов внутри организации; |
|
|
