<< Щелкните, чтобы показать Содержание >> Межкорпоративный документооборот > Финансовый архив > Работа с документами > Входящие документы > Электронные документы

Обработка документов

Contents

Входящие документы из системы обмена поступают ответственному за обмен по типовому маршруту «Обработка документов из систем обмена». Задания на обработку помещаются в управляемую папку «Из системы обмена».

Примечание

Если в компании фоновый режим не настроен, задания на обработку входящих документов придут после выполнения сеанса обмена. Для этого ответственный за обмен нажимает на ссылку Выполнение сеанса обмена с обложки модуля «Обмен с контрагентами».

Полученные документы создаются с типом карточки «Входящие документы систем обмена» и видом «Входящий документ», затем:

•	формализованные документы автоматически приводятся к типу карточки и виду документа системы DIRECTUM, соответствующие типам документов системы обмена. Например, счет-фактура преобразуется к типу карточки Счета-фактуры и виду Входящий счет-фактура;

•	для неформализованных документов тип карточки и вид задаются вручную. Измените их.

Ответственный за обмен открывает карточку задания и принимает решение:

если требуется подписать документы и есть полномочия на подписание

Подпишите входящие документы Усиленной квалифицированной ЭП и выполните задание с одним из результатов:

•	Принято – полученные документы подписаны или не требуют подписания. Контрагенту отправится ответ о подписании;

•

Принято частично – получено несколько документов, требующих подписания, и к некоторым из них есть замечания. По неподписанным документам запрашивается причина отказа. После этого контрагент получает ответы о подписании одних документов и отказе в подписании других. Если система обмена не поддерживает частичное подписание документов, вариант выполнения недоступен. При нажатии на кнопку появится соответствующее предупреждение.

Если от контрагента поступило несколько документов и среди них есть счета-фактуры или УПД, не требующие подписания, но к ним есть замечания:

1.	По документам, не требующим подписания, к которым есть замечания, отправьте уведомление об уточнении. Для этого нажмите на кнопку Запросить уточнение в карточке документа.

2.	Подпишите документы, к которым нет замечаний.

Если остались документы, требующие подписания, но к которым есть замечания, выполните задание с результатом Принято частично. Если таких документов нет – с результатом Принято. Результат выполнения Принято частично недоступен, если все полученные документы не требуют подписания или если система обмена не поддерживает частичное подписание.

4.	В случае частичного подписания заполните причину отказа по неподписанным документам. Если система обмена не поддерживает частичное подписание документов, откажите по всем документам либо подпишите все документы.

если требуется подписать документы, но нет полномочий на подписание

Выполните задание с результатом На согласование, чтобы отправить документы на согласование внутри организации.

Чтобы согласовать документы по произвольному типовому маршруту:

•	создайте задачу, вложите документы, выберите нужный типовой маршрут и стартуйте задачу;

•	дождитесь результатов согласования и затем выполните задание на обработку входящих документов.

если к документам комплекта, требующим подписания, есть замечания

Выполните задание с результатом Отказано. В открывшемся окне укажите:

•	*Комментарий к отказу, который будет отображаться в системе обмена контрагента;

•	Сопроводительные документы, подтверждающие отказ. Можно выбрать только подписанные квалифицированной ЭП неформализованные документы. Для некоторых систем обмена отправка сопроводительных документов не поддерживается, например, для Диадок и СФЕРЫ Курьер.

Контрагент получает ответ с отказом в подписании. Если в комплекте есть счет-фактура или УПД, не требующий подписания, контрагенту получает уведомление об уточнении.

Примечание

Если полученные документы не требуют подписания, результат выполнения Отказано недоступен.

если документы поступили не тому сотруднику

Выполните задание с результатом Перенаправить. В открывшемся окне выберите нового ответственного:

Примечания

1. Не создавайте новые версии для документов, требующих подписания, так как подписываться должна именно та версия, что была получена от контрагента. В противном случае ответ по таким документам не будет отправлен контрагенту.
2. Если в компании фоновый режим не настроен, то документы из Synerdocs с требованием подтверждения получения контрагентом не принимаются. Администратор получает соответствующее уведомление. В этом случае он открывает документ в сервисе обмена, вручную отправляет подтверждение о получении и заново загружает входящее сообщение.

Для просмотра входящих формализованных документов используйте приложения DPAD Viewer. Приложение устанавливается автоматически вместе с клиентской частью системы DIRECTUM. Для корректного просмотра документы должны иметь расширение *.dpad и соответствовать формату, принятому Федеральной налоговой службой. Подробнее см. на официальном сайте Федеральной налоговой службы, статья «Об утверждении форматов первичных учетных документов».

Первичные учетные документы можно просмотреть вместе с информацией об их подписях. Для этого в карточке документа нажмите на кнопку Печатная форма:

В приложении для просмотра откроется PDF-документ с установленным штампом. На штампе отображается информация о подписях документа.

Чтобы распечатать документ со штампом, не открывая его в приложении, в карточке документа нажмите на кнопку Печать:

Если контрагент по ошибке отправил комплект, например, не тому адресату, он может инициировать его аннулирование. В этом случае на обработку придет соглашение об аннулировании или уведомление об аннулировании. Подробнее см. порядок обработки аннулированных документов в разделе «Аннулирование документов контрагентом».

Смотрите видеоролик Получение учетных документов от контрагента.

Сообщество пользователей DIRECTUM