Межкорпоративный документооборот – это обмен юридически значимыми документами (например, договорами, актами, товарными накладными, счетами-фактурами, универсальными передаточными документами) между контрагентами. Юридическая значимость документов обеспечивается за счет соблюдения требований действующего законодательства РФ. Например, счета-фактуры должны передаваться и приниматься только по утвержденным регламентам обмена, в установленном ФНС формате и подписанные квалифицированной электронной подписью.
С помощью системы DIRECTUM организации могут обмениваться электронными документами, а также организовать работу с бумажными документами.
Обмен электронными документами осуществляется за счет интеграции DIRECTUM с системами обмена документами (Synerdocs, Диадок, СБИС, СФЕРА Курьер и др.):
| • | входящие документы, поступившие от контрагента через системы обмена, автоматически сохраняются в DIRECTUM и заданием отправляются ответственным за обработку. Ответственные сотрудники согласуют документы, утверждают и заносят их в учетную систему. Через систему обмена контрагенту отправляется ответ с результатами рассмотрения (подписанный документ или отказ в подписании). DIRECTUM позволяет интегрироваться с учетными системами 1С, SAP PI, Microsoft Navision Axapta, Microsoft Dynamics AX. При необходимости можно разработать коннекторы к другим учетным системам; |
| • | исходящие документы создаются в системе DIRECTUM либо в учетной системе, а затем заносятся в систему DIRECTUM, проходят согласование, подписание и отправляются контрагенту через системы обмена. После рассмотрения контрагентом в DIRECTUM возвращается ответ. |
Если контрагент не поддерживает работу с системами обмена, документы пересылаются в бумажном виде, например, по почте:
| • | входящие бумажные документы, поступившие от контрагента, заносятся в систему DIRECTUM через потоковый сканер. В СЭД запускается процесс согласования и подписания оригиналов бумажных документов. После подписания документы повторно сканируются в новую версию документа и заносятся в учетную систему; |
| • | исходящие документы, которые требуется отправить в бумажном виде, первоначально создаются в учетной системе либо сразу в DIRECTUM в электронном виде и затем отправляются на согласование и утверждение по соответствующим типовым маршрутам. После подписания электронные документы распечатываются, подписываются и передаются контрагенту любым удобным образом, чаще по почте. Перед отправкой в системе DIRECTUM на документ наносится штрихкод. При возврате контрагентом документа (подписанного или с замечаниями) по штрихкоду можно быстро найти его в системе DIRECTUM и сохранить в новую версию скан поступившего документа. |
Наглядно архитектуру межкорпоративного документооборота можно представить на схеме:
Для решения задач межкорпоративного документооборота используются компоненты DIRECTUM:
Рассмотрим назначение каждого компонента:
| • | Модуль «Управление электронными документами» – используется для создания, редактирования, хранения, поиска документов в системе DIRECTUM, управления доступом к ним, защиты от изменений посредством шифрования и ЭП, ведения истории работы с документами; |
| • | Модуль «Управление деловыми процессами» – обеспечивает работу механизмов docflow и workflow, благодаря которым автоматизирует процессы создания, обработки документов, выдачу заданий на согласование, подписание и контроль их исполнения; |
| • | Модуль «Финансовый архив» – необходим для хранения, согласования, подписания, поиска, экспорта и обмена первичными учетными документами (актами, накладными, счетами-фактурами) с контрагентами по регламентам законодательства РФ; |
| • | Модуль «Управление договорами» – устанавливается для создания, согласования и подписания договорных документов. Если договор служит основанием для выписки счета-фактуры, акта и накладной или других учетных документов, первичный учетный документ связывают с договором; |
| • | Модуль «Канцелярия» – устанавливается для создания, согласования и подписания официальных документов, а также регистрации, учета оригиналов документов, выданных с архивного хранения сотрудникам, и контроля их возврата; |
| • | DIRECTUM Solo, DIRECTUM Jazz – мобильные приложения для просмотра, согласования и подписания документов вне офиса; |
| • | Модуль «Обмен с контрагентами» – используется для взаимодействия системы DIRECTUM с системами обмена документами. Включает в себя прикладные компоненты (справочники, типовые маршруты, функции и другие элементы разработки) и службу DISI; |
| • | Коннектор к системе обмена – требуется для настройки интеграции между DIRECTUM и системами обмена. Коннектор к системе обмена Synerdocs входит в стандартную поставку. Отдельно можно приобрести коннектор к Диадок, СБИС или СФЕРЕ Курьер; |
| • | Техническое решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» – содержит готовую разработку для синхронизации данных 1С и DIRECTUM, расширяет возможности стандартного коннектора к 1С: модифицирует формы документов, макетов и справочников 1С, а также предоставляет настройки интеграции с DIRECTUM; |
| • | DPAD Viewer – используется для просмотра формализованных первичных учетных документов, а также позволяет преобразовать документы в PDF- и XML-форматы; |
Чтобы понять, какие компоненты необходимы для решения ваших задач, ознакомьтесь с их общим описанием.
Смотрите видеоролики Получение учетных документов от контрагента и Отправка учетных документов контрагенту.
