Модуль «Финансовый архив» предназначен для оперативной обработки исходящих и входящих первичных учетных документов (например, накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, универсальных передаточных документов), их хранения, поиска, отправки контрагентам и подготовки к различным проверкам.
Как правило, с первичными учетными документами работает бухгалтерия, финансовый отдел, отдел продаж, отдел материально-технического снабжения и пр. При этом они могут работать в разных информационных системах. Модуль позволит автоматизировать работу с большим объемом первичных учетных документов и выстроить ее по единому бизнес-процессу во всех взаимодействующих структурах компании.
Финансовый архив обеспечивает:
| • | согласование и подписание копий бумажных первичных учетных документов; |
| • | согласование и подписание документов в формате ФНС, формирование второго титула для документов и хранение документов в формате ФНС с электронными подписями; |
| • | гибкую настройку процессов согласования через справочники; |
| • | возможность массового подписания документов из управляемых папок; |
| • | отправку уведомлений об уточнении по счетам-фактурам, если в документах обнаружены ошибки. Уведомления об уточнении отправляются контрагенту согласно регламенту, утвержденному законодательством РФ; |
| • | поиск первичных учетных документов, а также отсканированных копий, по реквизитам документов для оперативного проведения инвентаризаций и сверок с контрагентам; |
| • | поиск первичного учетного документа в архиве по штрихкоду бумажного оригинала. Например, при возврате оригинала документа от контрагента электронную копию документа можно найти в DIRECTUM, выполнив сканирование штрихкода; |
| • | подготовку к налоговым и аудиторским проверкам: формирование комплектов первичных учетных документов, печать сканированных образов документов и выгрузку формализованных и неформализованных документов с электронными подписями для предоставления в ФНС в бумажном и электронном виде соответственно; |
| • | формирование копий электронных документов с простановкой на них штампов с информацией о способе передачи или получении первичного учетного документа и подписантах; |
| • | поддержку внеофисного хранения бумажных оригиналов документов: доступ к образам всех первичных документов, переданных на внеофисное хранение, формирование описей дел и коробов, изъятие оригиналов документов с автоматическим указанием ответственного сотрудника, которому переданы оригиналы документов, и последующий контроль возврата оригиналов документов. |
Взаимодействие модуля с другими компонентами DIRECTUM представлено на общей схеме.
Перед использованием модуля администратору системы необходимо его установить и настроить.
