Задачи и задания
Contents
В любой действующей организации протекает большое количество деловых процессов: обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т. д. Часть процессов регламентирована нормативными документами, прохождение этих процессов должно строго контролироваться. При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала. Зачастую со стороны сотрудников организации идет несоблюдение правил при исполнении своих служебных обязанностей, что негативно сказывается на репутации организации.
Система DIRECTUM решает эти проблемы автоматизацией процессов создания, обработки и движения документов (docflow). Кроме того, реализованный в системе механизм workflow позволяет автоматизировать произвольные бизнес-процессы, не связанные с документами: документы, информация, задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.
Для улучшения взаимодействия между работниками в ходе бизнес-процессов, повышения эффективности работы организации предназначен модуль «Управление деловыми процессами», в котором предусмотрена работа с задачами и заданиями. В системе DIRECTUM под терминами «задача» и «задание» подразумеваются объекты, предназначенные для автоматизации деловых процессов.
Задача
Объект, предназначенный для автоматизации деловых процессов. В задаче описываются работы, которые необходимо выполнить, задается порядок их выполнения, а также пользователи, которые будут выполнять эти работы. В рамках задачи может быть создано множество заданий.
Задание
Объект, предназначенный для автоматизации деловых процессов. Задания создаются автоматически, в ходе обработки маршрутов Задач. Одно задание всегда адресовано только одному пользователю. В задании можно посмотреть описание работ, заданное в задаче, и можно дописать свой текст, например, текст с описанием выполненных работ.
На основании задач можно сократить время на выдачу заданий, сохранить историю и описание выполнения, обеспечить гарантированное выполнение необходимых работ и оценить загрузку персонала. В задаче описываются работы, которые необходимо выполнить, и задается порядок их выполнения: кто из пользователей и в какой последовательности будет выполнять работы. В соответствии с данным порядком пользователи получают задания. В задании можно посмотреть описание работ, указанное в задаче, и добавить свой текст, например, с описанием выполненных работ. Работа с задачами и заданиями ведется через карточки. Подробнее см. разделы «Карточка задачи» и «Карточка задания».
Маршруты движения заданий могут быть разными и отражать как вертикальные, так и горизонтальные связи внутри организации. Например:
| • | от начальника подчиненному; |
| • | от начальника одного подразделения начальнику другого подразделения; |
| • | от сотрудника одного подразделения сотруднику другого подразделения (с уведомлением начальника подразделения исполнителя); |
| • | от руководителя одного филиала руководителю другого филиала или головной организации (и наоборот); |
| • | от подчиненного начальнику подразделения. |
Результаты выполнения заданий должны быть контролируемыми. Например:
| • | подготовка документа или проекта документа; |
| • | выполнение конкретных физических действий, например, проведение ревизии; |
| • | высказывание замечаний к рецензируемому документу; |
| • | отметка согласования или ознакомления с документом. |
Для повышения эффективности работы не рекомендуется формализовывать каждый шаг общения сотрудников и создавать лишние задачи. Например, не создавать задачи на:
| • | постоянные функциональные обязанности сотрудника, например, бухгалтеру – напечатать платежные документы; |
| • | простые действия, которые коротко формулируются и выполняются в течение дня, например, найти и распечатать конкретный документ, перезвонить партнеру. |
К задачам и заданиям можно создавать подзадачи. Подзадачи удобно использовать, когда в рамках одной задачи или задания возникает потребность создать дополнительную задачу, например, задать вопрос кому-то из сотрудников, отправить напоминание или дополнить задание кому-то из исполнителей. Подробнее см. раздел «Подзадачи».
В системе DIRECTUM предусмотрено три типа заданий: задание, уведомление и задание-контроль. Подробнее см. раздел «Выполнение заданий».
Для задач и заданий доступны действия:
Описание дополнительных возможностей работы с задачами и заданиями см. в разделе «Дополнительные возможности».
Смотрите видеоролик Задачи и задания.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |