Регистрация документа

Вид документа. Поле может быть заполнено значением по умолчанию. Подробнее см. раздел «Индивидуальные установки для РКК»;

№ документа. Регистрационный номер документа, присвоенный контрагентом;

Дата документа. Дата регистрации документа у контрагента;

Корреспондент. Организация или подразделение, откуда поступил документ, или персона, от которой поступил документ. Зависит от установки Выбирать корреспондента только из организаций;

Чтобы убедиться, что поступивший документ не был зарегистрирован ранее, перейдите по ссылке Найти дубли. Если дубли найдены, появится соответствующее сообщение. Просмотреть полный список можно по кнопке Просмотреть РКК.

Проверка выполняется по заполненным полям Корреспондент, № документа и Дата документа.

Примечание

В зависимости от установок поиск дублей ведется по всем трем или по любым двум из полей № документа, Дата документа и Корреспондент.

Исполнитель. ФИО специалиста, ответственного за подготовку документа. Выбирается из справочника Контактные лица организаций. Для удобства поиска администратор может настроить дополнительный фильтр при выборе из этого справочника:

Подписал. ФИО должностного лица корреспондента, подписавшего документ. Выбирается из справочника Контактные лица организаций;

Способ доставки корреспонденции: курьер, почта, факс, электронная почта, автоматическая электронная доставка;

Содержание. Краткое содержание документа. Чтобы сократить время на заполнение поля, рекомендуется использовать автотекст по кнопке . Выберите нужную запись или создайте новую.

Журнал регистрации. Определяет правила формирования регистрационного номера;

Рег. номер документа. Заполняется вручную или автоматически, зависит от журнала регистрации. Если для документа ранее был зарезервирован номер, укажите его в поле вручную;

*Дата регистрации. Дата и время регистрации документа. Автоматически заполняется текущими датой и временем;

Адресаты. Работники, которым адресован документ;

Гриф доступа к документу. Поле заполнится автоматически, если в установках модуля задано значение поля Гриф РКК по умолчанию;

Примечание. Любая дополнительная информация о документе;

Связанные РКК. РКК, с которыми связана новая РКК. Заполняется, если документ является ответом или копией/оригиналом документа, уже зарегистрированного в системе.

Зарегистрирован как. РКК, которая ранее была создана для документа. Заполняется, если документ уже зарегистрирован в нашей организации на другом месте регистрации. Если поле заполнено, становится доступной ссылка Заполнить. При переходе по ней данные из указанной РКК копируются в текущую.

Пример использования

Все входящие документы поступают в отдел делопроизводства организации, где их регистрируют с помощью создания РКК в системе DIRECTUM. Далее документ может передаваться в другие отделы, где также ведут учет поступающих документов. Какие-то документы приходят в отдел напрямую, и им присваивают регистрационный номер в рамках журнала отдела, а какие-то приходят уже с регистрационным номером, присвоенным в отделе делопроизводства.

По правилам делопроизводства, рекомендуется регистрировать документ в организации один раз, т.е. второй раз ему уже не присваивают регистрационный номер. Таким образом, делопроизводитель отдела, получив документ с присвоенным регистрационным номером, создает на своем месте регистрации новую РКК, а в поле Зарегистрирован как указывает РКК отдела делопроизводства. Переходит по ссылке Заполнить, расположенной около поля Зарегистрирован как. В результате вся информация по документу переносится в создаваемую РКК, в том числе регистрационный номер. Далее делопроизводитель указывает журнал регистрации своего отдела, при этом регистрационный номер не изменится.

Поручения по РКК. Наличие поручений по данной РКК. Если для РКК ранее не было создано поручений, при переходе по ссылке Поручения по РКК откроется карточка нового поручения, если были – список существующих поручений.

Регистрация исходящего документа