Регистрация документа
Contents
Делопроизводитель получает задание на регистрацию документа:
| 1. | На ленте задания нажмите на кнопку  Зарегистрировать. |
При создании автоматически определяется место регистрации, наша организация и вид РКК: исходящая или внутренняя. Если не удалось определить данные автоматически, укажите их в открывшихся окнах.
Откроется новая РКК:
Часть полей заполняется значениями полей из карточки документа. Например, поля Вид документа, *Содержание. При необходимости администратор может настроить список полей, значения которых будут синхронизированы.
Другие поля могут быть заполнены автоматически в соответствии с настройками пользователя. Например, поле Журнал.
Если в задачу были вложены сопроводительные документы, они связываются с РКК.
| 2. | Заполните информацию о документе и адресате. |
Корреспондент. Организация, персона или подразделение, куда отправляется документ. Если установка Выбирать корреспондента только из организаций включена, то можно выбирать только организацию.
Кому. Контактное лицо, которому отправляется документ.
Поле Способ доставки заполняется автоматически значением, указанным при отправке документа на согласование. Поля Стоимость доставки и Дата отправки заполняются при отправке документа.
*Содержание. Краткое содержание документа. Чтобы сократить время на заполнение поля, рекомендуется использовать автотекст. Выберите нужную запись или создайте новую по кнопке 
.
Подписал. Должностное лицо, подписавшее документ.
Исполнитель. Инициатор работ по согласованию исходящего документа.
Гриф доступа. Поле заполнится автоматически, если в установках модуля задано значение поля Гриф РКК по умолчанию.
Примечание. Любая дополнительная информация о документе.
| 3. | Заполните информацию о местонахождении документа. |
Если второй экземпляр документа остается в подразделении организации, то делопроизводитель на закладке «Местонахождение» делает соответствующую отметку.
| 4. | Заполните закладку «Список рассылки», если документ планируется отправить не через системы обмена, а, например, почтой. |
| 5. | Сохраните карточку. При этом: |
| • | автоматически заполнятся поля Рег. номер и *Дата регистрации в соответствии с выбранным журналом. Поле № документа заполнится значением поля Рег. номер, а поле Дата документа – значением поля *Дата регистрации; |
| • | присвоенный регистрационный номер и дата регистрации автоматически запишутся в карточку документа. |
| 6. | На регистрируемом бумажном документе в соответствующих полях укажите дату регистрации и регистрационный номер документа из РКК. |
| 7. | При необходимости занесите в систему документ с живой подписью руководителя и регистрационными данными. Для этого: |
| • | если на исходящий документ ранее не был нанесен штрихкод, сгенерируйте его по кнопке  Штрихкод и нанесите на документ; |
| • | занесите документ в новую версию по кнопке  Сканировать или, предварительно отсканировав документ, по кнопке  Создать из файла. |
| 8. | Если документ планируется отправить не через системы обмена, а, например, почтой, после регистрации отправьте документ контрагенту. |
Если документ планируется отправить через системы обмена, выполните задание на регистрацию. Инициатор согласования получит задание на отправку документов.
Данный способ регистрации также используется для документов, созданных службой ввода документов, например, при автоматическом занесении факсов.
Зарегистрировать РКК также можно напрямую в справочнике Исходящие РКК или из карточки исходящего документа.
Смотрите видеоролик Регистрация и отправка документа адресатам.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |