Журналы регистрации

Справочник содержит перечень электронных журналов регистрации с правилами формирования регистрационных номеров документов.

Особенности заполнения полей:

*Индекс. Должен быть уникальным в рамках нашей организации или места регистрации.

*Цифр в номере. Количество знаков порядкового номера. Значение в поле может быть целым числом от 1 до 9, при вводе другой цифры, происходит автоматическая замена на ближайшую допустимую цифру.

Задание количества цифр позволяет сделать одинаковую длину регистрационных номеров для документов одного журнала, что обеспечивает корректную сортировку РКК по этому полю. Например, если в поле указать 3, то порядковый номер будет присваиваться в формате 001, 002, … 023, … 999. При достижении 999 номер документа не обнуляется, а увеличивается на порядок: 1000, 1001, 1002 и т.д. Однако сортировка записей в списке может быть некорректна. Во избежание этой ситуации необходимо проводить анализ количества документов за предыдущие годы. Рекомендуется ориентироваться на статистику за предыдущие годы и или запустить компоненту Отчеты «DIRECTUM» и воспользоваться отчетами Сводная таблица по документам или Сводная таблица по объему документооборота.

В табличной части «Формат номера» указываются элементы номера. При нажатии на кнопку в поле *Элемент номера откроется окно «Выбор элемента номера».

В качестве элемента номера можно выбрать любой из представленных в окне «Выбор элемента номера» или ввести вручную любой символ, например «/» или «-».

Действия на ленте, вкладка Главная:

Очередной номер. Установка номера, за которым будет следовать номер следующего зарегистрированного документа. Например, чтобы начать нумерацию со 100, нужно в качестве очередного номера указать 99. Рекомендуется использовать при появлении пропущенных номеров. Например, запись под номером 3 была создана ошибочно и затем удалена. Для устранения пропуска при создании новой записи в качестве очередного выставляется значение 2.

Примечание

Чтобы с начала года начать нумерацию с единицы, нужно воспользоваться сценарием Обнуление счетчиков в журналах регистрации.

Список дел. Просмотр дел, в которые могут помещаться документы, зарегистрированные в этом журнале.

Список РКК. Просмотр списка регистрационно-контрольных карточек по этому журналу.

В справочнике доступна иерархия «По местам регистрации». Схема иерархии: Места регистрации – Журналы регистрации.

См. также