Чтобы подготовить модуль «Канцелярия» к работе:
При необходимости выполните дополнительные настройки:
| • | чтобы сотрудникам, через которых проходит большой поток заданий, было проще в них ориентироваться, настройте для них управляемые папки. |
В стандартную поставку системы входит ряд предопределенных папок. Проанализируйте, подходят ли их критерии сотрудникам. Если подходят, распространите на них стандартные папки.
Если стандартные папки не подходят, скопируйте их и доработайте под нужды работников либо настройте свои папки в справочнике Управляемые папки. При этом используйте методические рекомендации по настройке;
| • | чтобы включить секретаря руководителя в процессы рассмотрения и согласования документов, настройте роль ПомощникРуководителя. Например, роль пригодится, если руководитель не использует систему DIRECTUM. |
Если у руководителя нет секретаря, а документы, поступающие на рассмотрение, должны храниться не централизованно, а в каждом конкретном подразделении, определите сотрудника, который будет регистрировать такие документы. Настройте роль РегистраторВПодразделении;
| • | чтобы конверты, распечатываемые для отправки документов, содержали штрихкод, настройте печать штрихкода на конверте Почты России. |
Кроме первоначальной подготовки модуля к работе, рекомендуется ежегодно выполнять в системе ряд действий, например, пересматривать и создавать номенклатуру дел, обнулять счетчики журналов регистрации. Подробнее см. раздел «Подготовка к новому периоду».
