Обработка входящих документов
Contents
Задания на рассмотрение входящих документов помещаются в управляемую папку ответственного за обмен «Из системы обмена».
Примечание
Если в компании фоновый режим не настроен, задания на обработку входящих документов придут после выполнения сеанса обмена. Для этого ответственный за обмен нажимает на ссылку Выполнение сеанса обмена с обложки модуля. В результате в систему придет несколько заданий по каждому комплекту документов, полученных из системы обмена с адреса абонента или от организации.
Все полученные документы создаются с типом карточки «Входящие документы систем обмена» и видом «Входящий документ», затем:
| • | формализованные документы автоматически приводятся к типу карточки и виду документа системы DIRECTUM, соответствующие типам документов системы обмена. Например, если установлен модуль «Финансовый архив», счет-фактура преобразуется к типу карточки Счета-фактуры и виду Входящий счет-фактура (если финансовый архив не установлен, то к типу карточки Документы произвольной формы и виду Счет-фактура); |
| • | для неформализованных документов вид задается вручную. |
Ответственный за обмен открывает карточку задания и принимает решение:
| • | Если у ответственного есть полномочия на подписание входящих документов, он подписывает их Усиленной квалифицированной ЭП и выполняет задание с одним из результатов: |
| • | Принято – полученные документы подписаны или не требуют подписания. Контрагенту отправится ответ о подписании; |
| • | Принято частично – получено несколько документов, требующих подписания, и к некоторым из них есть замечания. По неподписанным документам запрашивается причина отказа. После этого контрагент получает ответы о подписании одних документов, и отказе в подписании других. |
Если система обмена не поддерживает частичное подписание документов, вариант выполнения недоступен;
| • | Если документы требуют подписания и их нужно согласовать внутри организации, ответственный за обмен выполняет задание на обработку с результатом На согласование; |
| • | Если к документам комплекта, требующим подписания, есть замечания, выполняет задание с результатом Отказано. В открывшемся окне указывает: |
| • | *Комментарий к отказу, который будет отображаться в системе обмена контрагента; |
| • | Сопроводительные документы, подтверждающие отказ. Можно выбрать только подписанные квалифицированной ЭП неформализованные документы. Для некоторых систем обмена отправка сопроводительных документов не поддерживается, например, для Диадок и СФЕРЫ Курьер. |
Контрагент получит ответ с отказом в подписании;
Примечание
Результат выполнения Отказано может быть недоступен. Например, если получены неформализованные документы, не требующие подписания, или получен счет-фактура.
| • | Если документы поступили не тому сотруднику, выполняет задание с результатом Перенаправить. В открывшемся окне выбирает нового ответственного за рассмотрение: |
Примечание
Не создавайте новые версии для документов, требующих подписания, так как подписываться должна именно та версия, что была получена от контрагента. В противном случае ответ по таким документам не будет отправлен контрагенту.
Для просмотра входящих формализованных документов используйте приложения DPAD Viewer. Приложение устанавливается автоматически вместе с клиентской частью системы DIRECTUM. Для корректного просмотра документы должны иметь расширение *.dpad и соответствовать формату, принятому Федеральной налоговой службой. Подробнее см. на официальном сайте Федеральной налоговой службы, статья «Об утверждении форматов первичных учетных документов».
Первичные учетные документы можно просмотреть вместе с информацией об их подписях. Для этого в карточке документа нажмите на кнопку Печатная форма:
В приложении для просмотра откроется PDF-документ с установленным штампом. На штампе отображается информация о подписях документа.
Чтобы распечатать документ со штампом, не открывая его в приложении, в карточке документа нажмите на кнопку Печать:
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |