Чтобы сотрудники могли подписывать первичные учетные документы усиленной квалифицированной ЭП, для них необходимо создать записи в справочнике Полномочия на подписание. Полномочия выдаются на подписание как электронных, так и бумажных скан-копий документов.
Полномочия используются для формирования основной информации по исходящим документам и ответной информации по входящим формализованным документам, требующим подписи получателя.
Создайте запись в справочнике для каждого утверждающего:
| 2. | *Кому выдано полномочие на подписание, например, генеральному директору или бухгалтеру. |
При выборе сотрудника автоматически заполняется поле *Наша организация. Если сотрудник может подписывать документы от другой организации, измените значение этого поля;
| 3. | *Основание доверия подписанту («Должностные обязанности», доверенность, договор или иное). Документ, на основании которого работнику или физическому лицу выдано право подписывать документы определенного вида. По умолчанию поле заполняется подходящим документом в соответствии со Статусом утверждающего. Например, если статус Работник организации, то поле заполняется значением Должностные обязанности. Если полномочия выданы на другом основании, значение поля можно изменить; |
| 4. | Номер и Дата документа-основания; |
| 5. | Статус утверждающего. Заполняется только при обмене документами в электронном виде. |
Например, если утверждающий занимается составлением и подписанием документации за другую организацию, то указывается статус Работник организации – составителя информации. Если все действия (выполнение хозяйственной операции, составление и подписание документов) выполняются в нашей организации, то указывается статус Работник организации.
Если статус не соответствует нашей организации, то при сохранении карточки справочника появится соответствующее предупреждение;
| 6. | Основание доверия организации (доверенность, договор или иное). Заполняется, если статус утверждающего Работник иной уполномоченной организации. |
| 7. | В табличной части заполните виды документов для подписания. Перейдите по ссылке: |
| • | Заполнить по умолчанию, если нужно выдать права на подписание всех видов документов; |
| • | Добавить виды документов, если требуется указать конкретные виды документов. В табличную часть добавляются виды с уточнением «Фактический» и «Корректировочный». К фактическим и корректировочным документам также относятся их исправления, т.к. для них задается одинаковая область полномочий. |
Подробнее. Поля Уточнение и Область полномочий заполняются автоматически рекомендованными значениями.
Полужирным начертанием выделен номер области полномочий по умолчанию. Остальные номера областей полномочий, подходящие для видов документов, указаны в скобках.
Вид документа
|
Область полномочий
|
Входящий счет-фактура, фактический
|
3 (1, 2)
|
Входящий УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, фактический
|
3 (1, 2)
|
Входящий УПД с функцией первичного учетного документа, фактический
|
3 (1, 2)
|
Входящая накладная, фактическая
|
3 (1, 2)
|
Входящий акт, фактический
|
3 (1, 2)
|
Входящий счет-фактура, корректировочный
|
3
|
Входящий УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, корректировочный
|
3
|
Входящий УПД с функцией первичного учетного документа, корректировочный
|
3
|
Исходящий счет-фактура, фактический
|
6 (0, 1, 2, 3, 4, 5)
|
Исходящий УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, фактический
|
6 (0, 1, 2, 3, 4, 5)
|
Исходящий УПД с функцией первичного учетного документа, фактический
|
6 (0, 1, 2, 3, 4, 5)
|
Исходящая накладная, фактическая
|
3 (1, 2)
|
Исходящий акт, фактический
|
3 (1, 2)
|
Исходящий счет-фактура, корректировочный
|
6 (0, 3)
|
Исходящий УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, корректировочный
|
6 (0, 3)
|
Исходящий УПД с функцией первичного учетного документа, корректировочный
|
6 (0, 3)
|
Если в документе-основании указаны другие области полномочий, то измените значение поля Область полномочий вручную.
|
| 8. | Укажите Кем выдано полномочие, например, генеральным директором. Сотрудник прописан в документе-основании. |
| 9. | Заполните сроки действия полномочия в полях Действует с и Действует по. |
| 10. | Сохраните запись справочника. Сотрудник, которому выдали полномочия на подписание, автоматически заносится в группу пользователей «Подписанты первичных документов» и ему выдаются необходимые права группы. |
Если сотрудник подписывает документы за две организации
Если сотрудник имеет право подписывать документы за две наши организации, при этом в системе DIRECTUM для него создана одна запись в справочнике Пользователи и две записи в справочнике Работники на каждую нашу организацию, выполните настройки:
| 1. | Выпустите два сертификата ЭП для подписания документов. |
| 2. | Установите оба сертификата в карточку пользователя системы DIRECTUM и на его рабочий компьютер. |
| 3. | Создайте две записи справочника Пользователи систем обмена. |
| 4. | Добавьте один сертификат в карточку первого пользователя системы обмена, а другой сертификат – во вторую карточку. |
| 5. | Создайте две записи в справочнике Полномочия на подписание: |
| • | в поле *Наша организация в первой карточке укажите одну нашу организацию, во второй – другую нашу организацию, за которую также требуется подписывать документы; |
| • | в поле Статус в обеих карточках укажите Работника организации. |
|
