Бумажные документы, полученные от контрагента, можно занести в DIRECTUM несколькими способами:
занесение документов в DIRECTUM с предварительной регистрацией в учетной системе
| 1. | Бухгалтер регистрирует входящие документы: |
| • | заполните карточки документов в учетной системе; |
| • | выгрузите их в DIRECTUM с помощью сценария Импорт первичных учетных документов. В окне с параметрами сценария снимите флажок Отправить задачу на согласование документов; |
| • | передайте бумажные документы делопроизводителю. |
| 2. | Делопроизводитель заносит скан-копии документов в DIRECTUM: |
| • | для каждого документа сгенерируйте штрикход в учетной системе, распечатайте его и наклейте на бумажный оригинал; |
Служба ввода документов подхватывает полученные документы со сканера, распознает их по штрихкоду и связывает с ранее созданными карточками документов системы DIRECTUM:
| • | если документ не найден, создаются новые карточки документов с соответствующим видом (например, входящий акт, входящая накладная или счет-фактура); |
| • | если документ найден, скан-образ сохраняется в новую версию документа. |
Затем служба автоматически проверяет дубли импортируемых документов:
| • | если дубли найдены, ответственный за сканирование получает задание на их удаление; |
| • | если дубли не найдены и настройка согласования не задана, ответственный за поставку получает задание выбрать настройку согласования входящих документов и отправить комплект документов на согласование по типовому маршруту «Согласование входящих первичных учетных документов». Он выполняет указанные действия. В результате согласующим поступают документы на согласование; |
| • | если дубли не найдены и настройка согласования задана, то документ автоматически отправляется на согласование. |
|
занесение документов в DIRECTUM без предварительной регистрации в учетной системе
В этом случае бумажные документы передаются делопроизводителю:
| 1. | В DIRECTUM создайте и заполните карточку для каждого бумажного документа. Для этого нажмите на кнопку Создать документ на ленте проводника системы. В открывшемся окне укажите нужный вид, тип карточки документа и произвольный шаблон. |
| 2. | Сформируйте штрихкод для каждого документа по кнопке Штрихкод DIRECTUM: |
| 3. | Распечатайте штрихкод и наклейте на бумажный оригинал. |
| 4. | Занесите скан-копии бумажных документов в созданные карточки документов DIRECTUM один из способов: |
| • | поштучно – по кнопке Создать документ со сканера с ленты проводника системы; |
| • | массово – через потоковый сканер. Служба ввода документов подхватывает полученные документы со сканера, распознает их по штрихкоду и связывает с ранее созданными карточками документов системы DIRECTUM. Затем служба автоматически проверяет дубли импортируемых документов: |
| • | если дубли найдены, ответственный за сканирование получает задание на их удаление; |
| • | если дубли не найдены и настройка согласования не задана, ответственный за поставку получает задание выбрать настройку согласования входящих документов и отправить комплект документов на согласование по типовому маршруту «Согласование входящих первичных учетных документов». Он выполняет указанные действия. В результате согласующим поступают документы на согласование; |
| • | если дубли не найдены и настройка согласования задана, то документ автоматически отправляется на согласование. |
Примечание
Для занесения документов в DIRECTUM можно также использовать стороннюю программу ABBYY FlexiCapture. Она позволяет распознавать первичные учетные документы и счета-фактуры, настраивать правила сканирования, вносить корректировки в распознанный текст и выгружать скан-образы документов с XML-файлом, содержащим описание комплекта.
Если документы были занесены вручную или с помощью сторонних инструментов, ответственный за поставку самостоятельно инициирует процесс согласования комплекта документов, запустив типовой маршрут «Согласование входящих первичных учетных документов». В параметрах маршрута выбирает необходимую настройку согласования и указывает, что документы импортируются в бумажном виде.
|
