Электронные первичные учетные документы (формализованные)
| 1. | Первичные учетные документы (счета-фактуры, товарные накладные, акты) формируются в ERP-системах (1С, SAP и пр.). |
С помощью коннектора к 1С и технического решения «Финансовый архив: интеграция с 1С» документы выгружаются в систему DIRECTUM.
Для интеграции с произвольными системами, отличными от 1С, предоставляются ресурсы для разработки собственного коннектора и сценарии для загрузки данных в систему DIRECTUM:
| • | Первоначальный импорт данных организаций из внешних систем; |
| • | Регулярная загрузка данных организаций из УС; |
| • | Импорт первичных учетных документов. |
Выгруженные документы отправляются на согласование ответственному за поставку по типовому маршруту «Согласование исходящих первичных учетных документов» модуля «Финансовый архив».
| 2. | Ответственные проверяют корректность заполнения документов и их карточек, например, верно ли указаны полномочия на подписание, содержание операции и др. |
| 3. | Если установлен модуль «Управление договорами», в ходе согласования ответственный указывает в карточке первичных учетных документов договор, на основании которого они были оформлены. |
| 4. | После согласования утверждающий подписывает документы квалифицированной подписью, и документы автоматически отправляются контрагенту через системы обмена либо перенаправляются ответственному за обмен, если фоновая работы службы интеграции с системами обмена не настроена. Отправка комплекта документов в систему обмена осуществляется по типовому маршруту «Отправка и контроль возврата документов» модуля «Обмен с контрагентами». |
| 5. | Контрагент получает документы, например, через сервис Synerdocs, и подписывает их. В этом случае работа с исходящими документами завершается и ответственному за поставку (либо ответственному за обмен) приходит уведомление о подписании документов контрагентом. |
| 6. | Если у контрагента появились замечания: |
| • | он отказывает в подписании, добавляет комментарий с пояснением причины отказа либо при необходимости прикладывает дополнительные документы. Отказ по документам поступает ответственному за поставку в качестве задания; |
| • | ответственный принимает решение, создавать исправление или корректировку к документу, запустить повторное согласование или прекратить работы по документу. Затем уведомляет бухгалтера об отказе в подписании и выполняет задание; |
| • | бухгалтер отражает информацию о документах в учетной системе. Для удобства документ учетной системы можно открыть через карточку этого же документа DIRECTUM по кнопке Документ в УС. |
 Смотрите видеоролик Отправка учетных документов контрагенту.
Требуемые компоненты
|
|
Модуль «Обмен с контрагентами»
|
|
Коннектор к системе обмена. Коннектор к Synerdocs входит в стандартную поставку модуля «Обмен с контрагентами». Коннекторы к другим системам обмена приобретаются в качестве отдельных решений
|
|
Модуль «Финансовый архив»
|
|
Коннектор к учетной системе, если требуется автоматизированно синхронизировать данные из учетной системы в DIRECTUM. Для DIRECTUM разработаны коннектор к 1С и коннектор к SAP PI (приобретаются отдельно). При наличии Клиентской лицензии разработчика IS-Builder можно разработать собственный коннектор с помощью ISBL-функций коннекторов
|
|
Техническое решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» для обмена документами между учетной системой 1С и DIRECTUM
|
|
Модуль «Управление договорами», если требуется вести учет первичных документов в разрезе договоров
|
Использование DIRECTUM обеспечивает
|
|
| • | оперативное занесение документов из учетной системы в DIRECTUM; |
| • | создание первичных учетных документов в DIRECTUM путем импорта готовых XML-файлов (выгруженных из учетной системы); |
| • | сокращение времени на согласование и подписание первичных учетных документов внутри организации; |
| • | быстрый поиск первичных учетных документов, связанных с договорными документами; |
| • | повышение скорости доставки документов контрагенту |
|
|
Бумажные первичные учетные документы
Если контрагент не подключен к системам обмена, то документы передаются в бумажном виде:
| 1. | Бухгалтер создает документы в учетной системе или сразу в DIRECTUM и отправляет их на согласование и подписание по типовому маршруту «Согласование исходящих первичных учетных документов» модуля «Финансовый архив». |
| 2. | На каждый согласованный документ он ставит штрихкод, распечатывает документы и передает их утверждающему. |
| 3. | Утверждающий подписывает документы и ставит печать. При необходимости утверждающий может поручить простановку печати на документ секретарю или другому сотруднику. |
| 4. | По завершению согласования и подписания запускается типовой маршрут «Отправка и контроль возврата документов» модуля «Обмен с контрагентами». |
Ответственный передает документы контрагенту на подписание, например, по почте. В этот же момент ответственному формируется задание на контроль возврата оригиналов документов.
| 5. | При возврате подписанных экземпляров документов ответственный заносит их в систему DIRECTUM либо перенаправляет в работу другому сотруднику. |
Занесение документов осуществляется с помощью службы ввода и преобразования документов. Она подхватывает отсканированные документы и по штрихкоду определяет, в какие карточки системы DIRECTUM их сохранить. При этом каждый подписанный документ сохраняется в новую версию.
После этого ответственный проверяет подписаны документы или нет и подтверждает действие контрагента, выполнив задание с результатом Подписано или Отказано.
Требуемые компоненты
|
|
Модуль «Финансовый архив»
|
|
Коннектор к учетной системе, если требуется автоматизированно синхронизировать данные из учетной системы в DIRECTUM. Для DIRECTUM разработаны коннектор к 1С и коннектор к SAP PI (приобретаются отдельно). При наличии Клиентской лицензии разработчика IS-Builder можно разработать собственный коннектор с помощью ISBL-функций коннекторов
|
|
Техническое решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» для обмена документами между учетной системой 1С и DIRECTUM
|
|
Службы ввода и преобразования документов DIRECTUM, если требуется автоматически заносить в систему DIRECTUM документы, полученные из различных источников (файловой системы, по электронной почте)
|
Использование DIRECTUM обеспечивает
|
|
| • | оперативное занесение документов из учетной системы в DIRECTUM; |
| • | формирование документов сразу в системе DIRECTUM; |
| • | сокращение времени на согласование и подписание первичных учетных документов внутри организации; |
| • | контроль возврата оригиналов документов от контрагента по штрихкоду |
|
|
Договоры
| 1. | Ответственный за договор создает документ в системе DIRECTUM и отправляет его на согласование и регистрацию по типовому маршруту «Согласование договорных документов» модуля «Управление договорами». |
| 2. | В ходе согласования документ подписывается и отправляется контрагенту через системы обмена по типовому маршруту «Отправка и контроль возврата документов» модуля «Обмен с контрагентами». |
| 3. | Контрагент получает документ, например, через сервис Synerdocs, и подписывает его. Если у него появились замечания, отказывает в подписании, добавляет комментарий с пояснением причины отказа либо при необходимости прикладывает дополнительные документы. В результате систему DIRECTUM отправится ответ по исходящему договору. |
| 4. | На основании полученного ответа ответственный за договор либо дорабатывает документ и отправляет его на повторное согласование, либо, если требуется, уведомляет заинтересованных лиц о подписании документа. |
Требуемые компоненты
|
|
Модуль «Обмен с контрагентами»
|
|
Модуль «Управление договорами»
|
|
Коннектор к системе обмена. Коннектор к Synerdocs входит в стандартную поставку модуля «Обмен с контрагентами». Коннекторы к другим системам обмена приобретаются в качестве отдельных решений
|
Использование DIRECTUM обеспечивает
|
|
| • | формирование договорного документа сразу в системе DIRECTUM; |
| • | сокращение времени на согласование и подписание договорных документов внутри организации; |
| • | оперативная доставка документов контрагенту |
|
|
Письма
| 1. | Ответственный сотрудник организации создает официальное письмо, например, об изменении цен в рамках договора. Письмо формируется в системе DIRECTUM по готовому шаблону и при необходимости связывается с основным договором. |
| 2. | Затем он инициирует согласование и подписание письма. Для этого можно использовать типовой маршрут «Согласование официальных документов» модуля «Канцелярия». |
| 3. | В ходе типового маршрута, если это предусмотрено регламентом организации, один из согласующих, например, делопроизводитель, регистрирует письмо в справочнике Исходящие РКК. |
После подписания письма документ автоматически отправляется контрагенту через системы обмена по типовому маршруту модуля «Обмен с контрагентами». Если подписание письма контрагентом не требуется, то в параметрах отправки поле Документы на подпись не заполняется. Таким образом сроки оповещения об изменениях условий договора не нарушаются, так как контрагент своевременно получает официальное письмо.
Требуемые компоненты
|
|
Модуль «Обмен с контрагентами»
|
|
Модуль «Канцелярия» для согласования, регистрации и подписания официальных писем
|
|
Коннектор к системе обмена. Коннектор к Synerdocs входит в стандартную поставку модуля «Обмен с контрагентами». Коннекторы к другим системам обмена приобретаются в качестве отдельных решений
|
Использование DIRECTUM обеспечивает
|
|
| • | формирование писем сразу в системе DIRECTUM; |
| • | сокращение времени на согласование и подписание документов внутри организации; |
| • | оперативная доставка писем контрагенту |
|
|
