Создание проекта документа
Contents
Чтобы создать проект исходящего документа и отправить его на согласование:
| 1. | Создайте документ из шаблона. |
Укажите вид создаваемого документа в поле *Вид документа, например, Письмо исходящее.
| 2. | Заполните поля открывшейся карточки документа: |
Примечание
Состав полей зависит от типа карточки.
Поля № документа и Дата документа заполняются при регистрации документа. Рекомендации по присвоению номеров документам см. в разделе «Нумерация документов».
| 3. | Сохраните карточку документа. |
| 4. | Отправьте документ на согласование. Для этого нажмите на кнопку  Отправить на согласование. |
| 5. | Задайте параметры типового маршрута: |
*Документ для согласования. Автоматически подставляется текущий документ.
Примечание
Если типовой маршрут выбран из задачи без вложенных документов, нажмите на кнопку 
и найдите документ для согласования.
Если типовой маршрут выбран из задачи, в которую вложено несколько документов, выберите нужный документ из выпадающего списка.
Руководитель подразделения. Руководитель сотрудника, ответственного за документ. Участвует в согласовании проекта документа и подписывает его ЭП.
Согласующие. Сотрудники организации, деятельность которых затрагивается документом. Участвуют в согласовании проекта документа и подписывают его ЭП.
Как правило, в организации определен перечень лиц, с которыми согласуются исходящие документы.
Если не нужно согласовывать документ с руководителем подразделения и согласующими, их можно не указывать. В этом случае:
| • | если документ будет отправлен через системы обмена, подписант получит задание на подписание электронного документа ЭП; |
| • | если документ будет отправлен другим способом, например, почтой, инициатор или помощник подписанта получит задание на печать документа и передачу его на подписание. |
*Подписант. Руководитель высшего звена или сотрудник, имеющий право подписи, например, заместитель генерального директора. Подписывает документ утверждающей подписью.
*Способ доставки документа. Способ отправки исходящего документа контрагенту. Если согласовывается внутренний документ, например, приказ или распоряжение, выберите Внутренняя рассылка.
| 6. | Нажмите на кнопку ОК. Откроется карточка задачи на согласование документа. |
| 7. | При необходимости в поле Наблюдатели укажите лиц, заинтересованных в согласовании документа, скорректируйте текст задачи или вложите дополнительные документы. |
| 8. | Стартуйте задачу. |
Занесение скан-копии документа, оформленного в бумажном виде
Исходящий документ может быть оформлен в бумажном виде до занесения в систему DIRECTUM и уже подписан несколькими рецензентами на бумаге. Такое возможно, например, если бумажный документ сразу передали на подписание, минуя делопроизводителя.
В этом случае занесите в систему DIRECTUM скан-копию документа.
При отправке документа на согласование (при заполнении поля Согласующие) выберите вариант действий:
| • | исключите из списка согласующих тех, кто уже согласовал документ. В тексте задачи укажите, что документ был предварительно согласован несколькими сотрудниками в бумажном виде; |
| • | включите согласующих в список для согласования и попросите их заново поставить свою подпись в электронном виде. |
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |