Нумерация документов
Contents
В бумажном документообороте регистрационный номер и номер документа совпадают, но в электронном документообороте это не всегда возможно. Например, при согласовании бумажного письма номер на него проставляется после подписания. В текст электронного документа после подписания ЭП нельзя вносить никаких изменений. Это означает, что номер должен быть присвоен до подписания документа, если этот номер нужно пропечатать в тексте документа.
Кроме того, чтобы присваивать номера бумажным документам, создаваемым разными сотрудниками, одному ответственному необходимо вести единый журнал, который также будет выступать как журнал регистрации документов. При электронном документообороте очередной номер может быть присвоен автоматически при создании документа.
Исходя из этого, рекомендуется нумеровать документы до их подписания.
Нумерация до подписания
| 1. | Укажите номер исходящего или внутреннего документа в карточке документа и занесите его в текст на этапе создания или согласования, а не при регистрации в канцелярии. Это позволит: |
| • | обеспечить соответствие электронного и бумажного документа; |
| • | формировать единую нумерацию документов при создании любым пользователем. |
Если разрабатывается проект документа, который может не пройти согласование:
| • | не присваивайте номер документу до завершения первичного согласования. Это позволит избежать пропусков в нумерации документов; |
| • | укажите значение АВТОНОМЕР в карточке документа после его утверждения. |
При сохранении документу будет присвоен очередной номер. Этот номер указывается в тексте документа.
| 2. | Используйте регистрационный номер только для идентификации бумажных экземпляров документов. Присваивайте его при создании РКК на бумажный документ. |
Также в РКК записывается номер документа, присвоенный в карточке электронного документа. При этом документы могут регистрироваться не в том порядке, в котором создавались. Например, письмо №32 может быть зарегистрировано раньше письма №30, если оно было раньше согласовано.
| 3. | При дальнейшей работе с документом (поиске, упоминании документа) используйте № документа. При этом регистрационный номер в работе не используется и указывается только в отчетах. |
При этом варианте работы у документа будет два номера. Если это недопустимо, нумеруйте документы после их подписания.
Нумерация после подписания
| 1. | Не заполняйте поле № документа при создании проекта документа. |
| 2. | Зарегистрируйте документ, когда он будет согласован. В РКК укажите журнал регистрации, при этом автоматически заполнится поле Дата регистрации и поле Рег. номер значением АВТОНОМЕР. При сохранении РКК документу будет присвоен регистрационный номер, который автоматически запишется в поле № документа в карточке документа. |
Таким образом регистрационный номер и номер документа совпадут.
Момент присвоения номера документу – до подписания или после – определяется индивидуально для каждой организации.
Необходимо учесть, что если номер документу присваивается после подписания, то на бумажный документ он дописывается вручную, а в текст электронного документа его внести уже не получится – он будет указан только в карточке. Если номер присваивается до подписания, остается вероятность того, что документ не будет подписан, и в нумерации появятся пропуски.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |