Копировать ссылку на страницу Перейти в предыдущий раздел Перейти в следующий раздел

Чтобы синхронизировать ряд собраний Microsoft Outlook в систему DIRECTUM, в меню интеграции ряда собраний установите флажок Синхронизировать в DIRECTUM.

Примечание

В собраниях, которые являются частью ряда, флажок Синхронизировать в DIRECTUM недоступен для редактирования.

Если в меню интеграции установлен флажок Синхронизировать в DIRECTUM, ряд собраний синхронизируется в систему:

при отправке приглашений участникам;
при выполнении действий меню интеграции.

Если ряд собраний не был синхронизирован в DIRECTUM до проведения первого собрания ряда (например, если флажок Синхронизировать в DIRECTUM был установлен после отправки приглашений участникам), он будет синхронизировано в систему после проведения первого собрания в результате работы сценария Агент синхронизации с MS Exchange.

При синхронизации ряда собраний:

создается новая запись справочника Серии совещаний, в которую заносятся общие параметры ряда собраний, например, тема, длительность, инициатор;
создается новая запись справочника Совещания и заседания, в которую заносится информация о первом собрании ряда.

Впоследствии, после проведения каждого собрания ряда, оно будет заноситься в систему DIRECTUM и связываться с созданной регулярной серией.

Также собрание ряда всегда можно синхронизировать вручную, выполнив одно из действий меню интеграции.

Если изменились параметры проведения ряда собраний, например, время проведения, следующее собрание ряда будет занесено в систему DIRECTUM с новыми данными.

Если собрание ряда уже было ранее синхронизировано в DIRECTUM, и у него изменились параметры проведения, например, дата или время, изменения автоматически перенесутся в карточку совещания после проведения собрания. Также изменения можно синхронизировать принудительно, выполнив одно из действий меню интеграции.

Запись справочника Серии совещаний открывается в представлении Серии совещаний Microsoft Outlook:

Щелкните для увеличения изображения

Из ряда собраний Microsoft Outlook в карточку справочника Серии совещаний автоматически синхронизируются:

тема совещания;
инициатор из справочника Работники;
длительность совещаний регулярной серии;
место проведения совещаний;
содержание из текста собрания Microsoft Outlook;
участники;
материалы по совещанию:
документы DIRECTUM, ссылки на которые указаны в тексте собрания;
документы DIRECTUM, копии которых вложены в собрание;
вложенные в собрание файлы.

Подробнее об информации, синхронизируемой в карточки отдельных совещании серии, см. разделы «До проведения» и «После проведения».

В карточке синхронизированной серии можно:

указать председателя и секретаря серии совещаний;
указать контролера совещания для осуществления контроля исполнения решений по серии совещаний. Указанный работник будет автоматически подставляться в поле Контролер поручения, созданного по совещанию серии, если в карточке совещания не указан другой контролер;
просмотреть повестки, протоколы и материалы совещаний серии;
просмотреть поручения, созданные по совещаниям серии, и контролировать ход их исполнения с помощью закладки «Контроль» и инструментов контроля исполнения поручений модуля «Канцелярия»;
открыть ряд собраний в Microsoft Outlook. Для этого на вкладке Главная в группе Навигация нажмите на кнопку Совещание Outlook.

Если установлен флажок Требуется согласование протокола, то после проведения каждого собрания и его синхронизации в DIRECTUM инициатор получает задание на подготовку протокола совещания. Также по итогам проведения можно отправить поручения по совещанию на исполнение.

© Компания DIRECTUM, 2018 Сообщество пользователей DIRECTUM
.navbar > a:hover { background: #FFD73B; }