Совещания и заседания являются неотъемлемой частью процесса управления организацией, в котором задействованы практически все подразделения. Чтобы совещания и заседания проходили максимально эффективно, их нужно хорошо подготовить: согласовать с участниками время проведения, ознакомить их с повесткой, а после проконтролировать исполнение принятых решений. Автоматизировать эти процессы позволяет модуль «Управление совещаниями и заседаниями» системы DIRECTUM. Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» направлен на решение задач:
| • | организация и подготовка совещаний и заседаний: разработка повестки, определение участников, согласование повестки, времени и места проведения совещания с участниками, оповещение об утверждении повестки, рассылка электронных писем с приглашением на участие в совещании сотрудникам внешних организаций; |
| • | создание регулярных совещаний по расписанию; |
| • | объединение схожих совещаний в единые серии совещаний для формирования общего протокола и осуществления контроля над всеми связанными совещаниями; |
| • | резервирование помещений; |
| • | фиксирование принятых решений по рассмотренным вопросам, формирование и согласование протокола, оповещение участников и заинтересованных лиц об утверждении протокола; |
| • | формирование отчетов для анализа данных по состоянию и исполнению совещаний, составления статистики по проведенным совещаниям; |
| • | накопление истории по совещаниям и заседаниям, проводимым в организации. |
Перед использованием модуля администратору системы необходимо его настроить.
Модуль поддерживает два варианта работы:
Интеграция модуля с программой Microsoft Exchange дает возможность организовывать совещания привычным образом в календаре Microsoft Outlook, а затем синхронизировать их в DIRECTUM для согласования протокола и контроля исполнения решений, принятых на совещании.
Если используется вариант работы без интеграции с программой Microsoft Exchange, вся работа с модулем ведется в системе DIRECTUM.
Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» связан с модулями системы DIRECTUM:
Смотрите видеоролик Создание совещаний в DIRECTUM.
