Копировать ссылку на страницу Перейти в предыдущий раздел Перейти в следующий раздел

Если в меню интеграции собрания Microsoft Outlook установлен флажок Синхронизировать в DIRECTUM, после проведения собрания автоматически создается новая запись справочника Совещания и заседания (если она не была создана ранее), которая открывается в представлении Совещания и заседания Microsoft Outlook:

Щелкните для увеличения изображения

Из собрания Microsoft Outlook в карточку справочника Совещания и заседания автоматически синхронизируются:

тема совещания;
серия совещаний, если совещание является частью серии;
дата, время начала и длительность;
место проведения;
инициатор совещания из справочника Работники;

Примечание

Для успешной синхронизации совещания для инициатора совещания должна существовать запись справочника Работники и заполнено поле Рабочий email.

материалы по совещанию:
документы DIRECTUM, ссылки на которые указаны в тексте собрания;
документы DIRECTUM, копии которых вложены в собрание;
вложенные в собрание файлы;
содержание из текста собрания Microsoft Outlook;
участники совещания.

Щелкните для отображения или скрытия подробной информации Подробнее

Участники синхронизируются в карточку совещания по принципу:

если для участника совещания существует запись справочника Работники, связанная с пользователем, поле *Участник автоматически заполняется нужным работником, а в поле Тип оповещения устанавливается значение Задание;
если для участника совещания существует запись справочника Работники, не связанная с пользователем, поле *Участник автоматически заполняется нужным работником, в поле Тип оповещения устанавливается значение E-mail, поле Контактная информация заполняется адресом электронной почты участника;
если для участника совещания существует только запись справочника Контактные лица организаций, например, если участник работает в другой компании, поле *Участник автоматически заполняется нужным контактным лицом, в поле Тип оповещения устанавливается значение E-mail, поле Контактная информация заполняется адресом электронной почты участника;
если участник не занесен в систему DIRECTUM, поля *Участник и Контактная информация заполняются адресом электронной почты участника, а в поле Тип оповещения устанавливается значение E-mail.

После синхронизации инициатор (или секретарь, если он был ранее указан в карточке совещания) получает задание на подготовку протокола. По итогам согласования можно отправить решения, принятые на совещании, на исполнение.

Если собрание было ранее синхронизировано в DIRECTUM, но по каким-либо причинам не было проведено, можно его отменить. Для этого в карточке синхронизированного совещания на вкладке Главная в группе Совещание нажмите на кнопку Отменить.

В карточке синхронизированного совещания можно:

указать председателя и секретаря совещания;
указать контролера совещания для осуществления контроля исполнения решений по совещанию;

Примечание

При создании поручений из карточки совещания поле Контролер будет автоматически заполняться выбранным работником. При необходимости можно будет указать другого работника в качестве контролера.

сформировать повестку. В сформированную повестку будет скопирован текст, указанный в поле Содержание;
оформить и согласовать протокол совещания;
создать поручения и контролировать ход их исполнения;
открыть собрание в Microsoft Outlook. Для этого на вкладке Главная в группе Совещание нажмите на кнопку Календарь. Кнопка недоступна, если совещание входит в ряд повторяющихся собраний.
© Компания DIRECTUM, 2018 Сообщество пользователей DIRECTUM
.navbar > a:hover { background: #FFD73B; }