Адресат работает с помощником
Contents
Действия помощника
Помощник получает задание на предварительное рассмотрение обращения и выполняет его с одним из результатов:
| • | Отправить руководителю – если требуется рассмотрение обращения адресатом-руководителем. |
Откроется карточка поручения:
| • | если помощнику не требуется готовить проект резолюции, он не заполняет поля карточки поручения и нажимает на кнопку Отправить без проекта. В результате задание на рассмотрение обращения получит руководитель; |
| • | для ускорения рассмотрения обращения руководителем помощник может подготовить проект резолюции. Для этого он заполняет поля карточки поручения и нажимает на кнопку Отправить. В результате в системе сохранится поручение с типом Проект резолюции, и руководителю придет задание на рассмотрение обращения. Текст подготовленной помощником резолюции будет содержаться в тексте задания; |
| • | Отправить на исполнение – если помощник имеет полномочия выносить резолюции и организовывать работы по исполнению поручений от имени руководителя. Откроется карточка поручения. |
Помощник заполняет поля карточки поручения и нажимает на кнопку Отправить. В результате задание на выполнение работ по поручению получат все исполнители, указанные в карточке поручения;
Примечание
Из карточки задачи на исполнение поручения можно сформировать дерево поручений. Это позволит просмотреть промежуточные результаты исполнения поручения, отправленного в работу.
| • | Ознакомился – если обращение не требует исполнения и никаких действий по нему выполнять не нужно, например, в случае получения повторного обращения; |
Если в установке Место хранения обращений указано, что поступающие обращения хранятся в подразделениях, при выполнении задания на рассмотрение помощник заполняет параметры отправки обращения в дело:
Задание выполнится, в тексте задания будет указано: «Помещено в дело». Рассмотрение обращения на этом завершится.
Если в установке указано, что обращения хранятся централизованно, то задание на занесение обращения в дело придет сотруднику канцелярии, ответственному за регистрацию обращений;
Если руководитель не работает в системе DIRECTUM, помощник передает ему распечатанный документ и по результатам рассмотрения руководителем организует работы по документу в системе.
Действия руководителя
Если помощник выполнил задание с результатом Отправить руководителю, адресат-руководитель получает задание на рассмотрение обращения и выполняет его с одним из результатом:
| • | Отправить на исполнение – если руководитель хочет отправить обращение на исполнение. |
Если помощник подготовил проект резолюции, он отображается в тексте задания на рассмотрение.
Если у руководителя нет замечаний к проекту резолюции, он нажимает на кнопку Отправить на исполнение. После этого поручение уходит на исполнение. Задание будет выполнено.
Примечание
Из карточки задачи на исполнение поручения можно сформировать дерево поручений. Это позволит просмотреть промежуточные результаты исполнения поручения, отправленного в работу.
Если помощник не подготовил проект резолюции по обращению или у руководителя есть замечания к проекту, руководитель вносит изменения в текст задания, при необходимости указывает исполнителей и сроки работ по обращению;
| • | Ознакомился – если обращение не требует исполнения и никаких действий по нему выполнять не нужно, например, при поступлении повторного обращения. |
Если в установке Место хранения обращений указано, что поступающие обращения хранятся в подразделениях, помощник руководителя получает задание на занесение обращения в дело.
Если в установке указано, что обращения хранятся централизованно, то задание получает сотрудник канцелярии, ответственный за регистрацию обращений;
Если руководитель вынес резолюцию или внес изменения в проект, подготовленный помощником, после выполнения задания руководителем помощник получит задание на отправку поручения в работу. В рамках этого задания помощник заполняет карточку поручения по резолюции руководителя и отправляет его на исполнение по кнопке Оформить поручение.
Действия регистратора
Если руководитель или его помощник выполнили задание на рассмотрение обращения с результатом Вернуть инициатору, регистратор получает задание на исправление замечаний к обращению:
| • | На повторное рассмотрение – исправлены замечания руководителя или его помощника, и требуется повторное рассмотрение. Задание на повторное рассмотрение придет помощнику или руководителю, в зависимости от того, кто выполнил задание с результатом Вернуть инициатору; |
| • | Прекратить работы – дальнейшие работы по обращению нецелесообразны. Задание выполнится, в текст задания автоматически запишется «Прекратить работы по документу». Если ранее по обращению был создан проект резолюции, карточка поручения автоматически удалится из системы; |
| • | Перенаправить – если нужно отправить обращение на рассмотрение другому сотруднику, после того как помощник или руководитель указали, что оно поступило не по адресу. Откроется диалоговое окно, в котором выбирается новый исполнитель. После этого задание на рассмотрение придет выбранному сотруднику. В тексте задачи на рассмотрение обращения появится информация о перенаправлении задания другому сотруднику и комментарий, указанный при выборе сотрудника. |
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |