Карточка поручения
Contents
Карточка поручения имеет вид:
*Текст поручения. Чтобы сократить время на заполнение поля, рекомендуется использовать автотекст. Нажмите на кнопку 
и выберите нужную запись или создайте новую.
Срок. Плановая дата исполнения поручения. Автоматически указывается дата, равная количеству календарных дней в установке Срок исполнения от текущей даты. Если срок явно не указан, то поле автоматически заполняется наибольшей из дат, указанных в поле Срок для конкретного исполнителя. Эта дата будет считаться общим сроком исполнения поручения.
Высокая важность устанавливается для приоритетных и срочных работ.
Табличную часть «Исполнители» можно заполнить с помощью ссылок:
| • | Заполнить из списка – заполнить таблицу исполнителей из справочника Списки работников. При переходе по ссылке открывается список записей справочника Списки работников, из которого нужно выбрать необходимую запись. Если список только один, то табличная часть заполнится автоматически данными из списка; |
| • | Заполнить по должности – занести в таблицу исполнителей всех работников с определенной должностью. При переходе по ссылке открывается окно «Установка фильтра», в котором необходимо указать вид должности. |
Чтобы очистить список исполнителей, нажмите на ссылку Очистить список.
Примечание
Если по ошибке в табличную часть два раза добавлен один и тот же исполнитель, повторяющаяся строка автоматически удалится.
*Отв. Признак того, что исполнитель является ответственным исполнителем по поручению. Возможные значения:
| • | Да – исполнитель является ответственным исполнителем по поручению; |
| • | Нет – сотрудник является соисполнителем по поручению. |
У поручения может одновременно быть ответственный исполнитель и контролер. Ответственный исполнитель несет ответственность за конечный результат исполнения поручения. В отличие от контролера, который не является исполнителем поручения, он может как сам выполнять работы по поручению, так и организовывать работы соисполнителей и принимать результаты. При этом контролером часто назначается сотрудник отдела контроля или отдела делопроизводства. Рассмотрим пример. Необходимо актуализировать методическую инструкцию «Составление ежемесячных графиков по ремонту оборудования». Автор создает поручение, ответственным исполнителем назначает начальника отдела, соисполнителями – инженера и технолога, а контролером – сотрудника отдела контроля. В этом случае инженер и технолог актуализируют инструкцию, при необходимости обращаются к начальнику отдела. Когда инструкция актуализирована, начальник отдела принимает выполненные работы. Затем контролер получает задание на контроль исполнения поручения: проверяет орфографию, правильность оформления документа. Если есть замечания, они предъявляются в первую очередь начальнику отдела, так как он является ответственным за результат актуализации. |
Исполнитель. Сотрудник, выполняющий работы по поручению. Вместо исполнителя можно указать подразделение в одноименном поле. В этом случае поручение будет отправлено на исполнение руководителю подразделения, который перенаправит его нужному сотруднику.
*Подразделение. Структурное подразделение исполнителя. Поле заполняется автоматически после указания сотрудника в поле Исполнитель.
Если исполнитель не работает в системе DIRECTUM
Воспользуйтесь одним из способов:
В первом случае задание получит указанный сотрудник, а во втором и третьем случае – руководитель подразделения. Если руководитель не автоматизирован, задание получит ответственный делопроизводитель. Если делопроизводитель не автоматизирован, задание получит автор поручения. |
Текст поручения конкретному исполнителю.
Срок выполнения работ конкретным исполнителем. Укажите дату больше текущей, но меньше плановой даты исполнения поручения. Если создается подчиненное поручение, можно указать срок не больше даты исполнения ведущего поручения. Если индивидуальный срок явно не указан, то поле автоматически заполняется общим сроком исполнения поручения.
Уведомлять. Заинтересованные сотрудники, которые будут наблюдателями по задаче на исполнение поручения. Например, руководитель, чей подчиненный выполняет работы по поручению, или сотрудник отдела снабжения, которого нужно уведомить о заключении договора на поставку.
Автор поручения, например, руководитель, вынесший резолюцию.
Контролер. Сотрудник, который будет контролировать полноту и качество выполненных по поручению работ. Может заполняться автоматически в соответствии с заданным значением Контролер в индивидуальных установках модуля. Чтобы быстро указать себя в качестве контролера, введите в поле значение Я. В отличие от ответственного исполнителя, контролер сам не выполняет работы по поручению, а только принимает результат. Часто контролером назначается сотрудник отдела контроля или отдела делопроизводства.
Примечание
После отправки поручения ему присваивается номер в соответствии с уровнем поручения:
Уровень 1. Резолюция – номера нет.
Уровень 2. Подчиненное поручение к резолюции – последовательная нумерация, начиная с 1.
Уровень 3. Подчиненное поручение к поручению второго уровня – последовательная нумерация, начиная с 1.
Уровень 4. Подчиненное поручение к поручению третьего уровня – последовательная нумерация, начиная с 1.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |