Номенклатура дел

Номенклатура дел

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Список номенклатур хранится в справочнике Номенклатура дел. Подробнее см. описание справочника «Номенклатура дел».

Справочник содержит перечень дел, в которые помещаются документы, определяет сроки хранения дел и подразделения, в которых ведутся дела. Каждая запись справочника содержит информацию об одном деле.

При первоначальной настройке модуля создайте в справочнике нужные дела.

Перед наступлением нового периода создайте номенклатуру дел на предстоящий период. Можно сделать это автоматически на основе существующей номенклатуры дел.

На закладке «Список РКК» содержится список РКК, относящихся к делу.

Для формирования списка документов дела с указанием порядковых номеров, дат, заголовков и нумерации листов дела используйте отчет Внутренняя опись.

Для формирования обложки дела в установленной форме используйте отчет Обложка дела.

Чтобы запустить отчет, перейдите по ссылке с названием отчета на закладке «Отчеты» или нажмите на одноименную кнопку на панели действий. Сформируется документ Microsoft Word.

По окончании года часть дел сдается в архив. Это может быть архив организации, городской архив, областной и т.д. Факт списания дела в архив отражается в карточке дела в desktop-клиенте.

При необходимости дела могут выдаваться на сторону. Например, дела могут выдаваться сотрудникам организации для работы в подразделениях, изыматься следственными органами и пр.