| 1. | Откройте справочник Номенклатура дел и создайте новую запись: |
| 2. | На закладке «Карточка» заполните поля: |
| • | *Заголовок. Рекомендуется использовать заголовки, соответствующие заголовкам бумажных дел; |
| • | *Индекс. В рамках одного периода и одной нашей организации рекомендуется задавать уникальный индекс. В других периодах для дел с таким же заголовком рекомендуется использовать тот же индекс; |
Примечание
При создании номенклатуры дел на новый период не рекомендуется изменять индекс переходящих дел, так как смена индекса может повлечь за собой трудности при поиске документов.
| • | *Вид РКК. Вид тех РКК, которые будут включаться в дело; |
| • | *Дата начала. Дата начала подшивки документов в дело; |
| • | Дата завершения. Дата окончания подшивки документов в дело; |
| • | Примечание. Любая дополнительная информация о составе документов дела; |
| • | Место регистрации. Рабочее место или подразделение, на котором регистрируются документы дела. Поле не заполняется, если документы дела регистрируются в разных местах; |
| • | Подразделение. Подразделение, в котором ведется дело. Список подразделений ограничивается по месту регистрации. Не заполняйте поле, если в дело включаются документы разных подразделений. В этом случае рекомендуется заполнить установку Подразделение по умолчанию; |
| • | Журнал. Журнал, в котором будут регистрироваться документы дела. Поле не заполняется, если документы дела регистрируются в разных журналах; |
| • | Срок хранения. Срок хранения документов дела. Если указаны статьи хранения, то автоматически подставляется максимальный срок по всем статьям хранения. Данные о сроке используются в отчетах. |
В табличной части можно указать одну или несколько статей хранения:
*Перечень. Перечень типовых архивных документов;
*Статья хранения. Статья хранения документов по перечню типовых управленческих документов. Данные используются в отчетах;
| • | Дело закрыто. Признак того, что дело закрыто. Устанавливается автоматически при уничтожении дела. Может быть установлен вручную; |
| • | По личному составу. Признак того, что дело содержит документы по личному составу организации; |
| • | Уничтожение решением ЭПК. Признак того, что уничтожение дела должно производиться по решению экспертно-проверочной комиссии (ЭПК); |
| • | Переходящее дело. Дело является переходящим, если в нем группируются документы по вопросам, которые разрешаются в течение двух и более лет. |
В результате будет создано новое дело. Созданное дело можно использовать при создании РКК.
