Руководитель работает с помощником
Contents
Действия помощника
Помощник получает задание на предварительное рассмотрение документа и выполняет его с одним из результатов:
| • | Отправить руководителю – если требуется рассмотрение документа руководителем. |
Откроется карточка поручения:
| • | если помощнику не требуется готовить проект резолюции, он не заполняет поля карточки поручения и нажимает на кнопку Отправить без проекта. В результате задание на рассмотрение документа получит руководитель; |
| • | для ускорения рассмотрения документа руководителем помощник может подготовить проект резолюции. Для этого он заполняет поля карточки поручения и нажимает на кнопку Отправить. В результате в системе сохранится поручение с типом Проект резолюции, и руководителю придет задание на рассмотрение документа. Текст подготовленной помощником резолюции будет содержаться в тексте задания; |
| • | Отправить на исполнение – если помощник имеет полномочия выносить резолюции и организовывать работы по исполнению поручений от имени руководителя, либо если руководитель не работает в системе. В этом случае руководитель выносит резолюцию на бумажном документе, а помощник отправляет поручение исполнителям. |
При нажатии на кнопку откроется карточка поручения. Помощник заполняет поля карточки поручения и нажимает на кнопку Отправить. В результате задание на выполнение работ по поручению получат все исполнители, указанные в карточке поручения;
Примечание
Из карточки задачи на исполнение поручения можно сформировать дерево поручений. Это позволит просмотреть промежуточные результаты исполнения поручения, отправленного в работу.
| • | Ознакомился – если документ не требует исполнения и никаких действий по нему выполнять не нужно. |
Если в установке Место хранения документов указано, что поступающие документы хранятся в подразделениях, при выполнении задания на рассмотрение помощник заполняет параметры отправки документа в дело:
Задание выполнится, в тексте задания будет указано: «Помещено в дело». Рассмотрение документа на этом завершится.
Если в установке указано, что документы хранятся централизованно, то задание на занесение документа в дело придет сотруднику канцелярии, ответственному за регистрацию документов.
Примечание
При рассмотрении внутренних документов, например, служебных записок, РКК может не создаваться. Поэтому при выполнении задания с результатом Ознакомился реквизиты дела не запрашиваются и задание сразу выполняется.
Действия руководителя
Если помощник выполнил задание с результатом Отправить руководителю, руководитель получает задание на рассмотрение документа и выполняет его с одним из результатов:
| • | Отправить на исполнение – если руководитель хочет вынести резолюцию, то есть отправить документ на исполнение. |
Если помощник подготовил проект резолюции, он отображается в тексте задания на рассмотрение.
Если у руководителя нет замечаний к проекту резолюции, он нажимает на кнопку Отправить на исполнение. После этого поручение уходит на исполнение. Задание выполняется.
Примечание
Из карточки задачи на исполнение поручения можно сформировать дерево поручений. Это позволит просмотреть промежуточные результаты исполнения поручения, отправленного в работу.
Если помощник не подготовил проект резолюции по документу или у руководителя есть замечания к проекту, руководитель вносит изменения в текст задания, при необходимости указывает исполнителей и сроки работ по документу.
Если руководитель использует мобильное приложение DIRECTUM Solo, он может вынести резолюцию в графическом виде;
| • | Ознакомился – если документ не требует исполнения и никаких действий по нему выполнять не нужно. Например, если поступило информационное письмо о смене реквизитов контрагента. |
Если в установке Место хранения документов указано, что поступающие документы хранятся в подразделениях, помощник руководителя получает задание на занесение документа в дело.
Если в установке указано, что документы хранятся централизованно, то задание получает сотрудник канцелярии, ответственный за регистрацию документов;
Если руководитель вынес резолюцию или внес изменения в проект, подготовленный помощником, после выполнения задания руководителем помощник получит задание на отправку поручения в работу. В рамках этого задания помощник заполняет карточку поручения по резолюции руководителя и отправляет его на исполнение по кнопке Оформить поручение.
Действия делопроизводителя
Если руководитель или его помощник выполнили задание на рассмотрение документа с результатом Вернуть инициатору, делопроизводитель получает задание с темой «Возврат документа <Наименование документа>» и выполняет его с результатом:
| • | На повторное рассмотрение – исправлены замечания руководителя или его помощника, и требуется повторное рассмотрение. Задание на повторное рассмотрение придет помощнику или руководителю, в зависимости от того, кто выполнил задание с результатом Вернуть инициатору; |
| • | Прекратить работы – дальнейшие работы по документу нецелесообразны. Задание выполнится, в текст задания автоматически запишется «Прекратить работы по документу». Если ранее по документу был создан проект резолюции, карточка поручения автоматически удалится из системы; |
| • | Перенаправить – если нужно отправить документ на рассмотрение другому сотруднику, после того как помощник или руководитель указали, что документ поступил не по адресу. Откроется диалоговое окно, в котором выбирается новый исполнитель. После этого задание на рассмотрение придет выбранному сотруднику. В тексте задачи на рассмотрение документа появится информация о перенаправлении задания другому сотруднику и комментарий, указанный при выборе сотрудника. |
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |