Делопроизводитель получает задание на регистрацию документа.
Чтобы зарегистрировать документ:
1. | На ленте задания нажмите на кнопку Зарегистрировать. |
При создании автоматически определяется место регистрации, наша организация и вид РКК: исходящая или внутренняя. Если не удалось определить данные автоматически, укажите их в открывшихся окнах.
Откроется новая РКК:
Часть полей заполнится автоматически, если администратор настроил список синхронизируемых полей, и/или заданы индивидуальные установки по работе с РКК.
2. | Заполните регистрационные данные. Большинство полей карточки совпадает с полями входящей РКК. Помимо общих полей во внутренней РКК есть поле Подразделение. Укажите в нем подразделение исполнителя документа. |
3. | Если у документа есть бумажные сопроводительные документы, создайте их по кнопке Сканировать или Создать из файла в группе Приложения. |
4. | Нажмите на кнопку Сохранить. При этом поле Рег. номер автоматически заполнится очередным регистрационным номером документа, а присвоенный регистрационный номер и дата регистрации автоматически запишутся в карточку документа. |
5. | На бумажном документе укажите дату регистрации и регистрационный номер приказа из РКК. |
6. | При необходимости занесите подписанный документ в систему. Для этого: |
• | если на документ ранее не был нанесен штрихкод, сгенерируйте его по кнопке Штрихкод и нанесите на документ; |
• | занесите документ в новую версию по кнопке Сканировать или, предварительно отсканировав документ, по кнопке Создать из файла в группе Документ. |
7. | Если необходимо, отправьте поручения по приказу на исполнение и ознакомьте сотрудников организации с содержанием приказа. |
8. | Выполните задание на регистрацию документа. |
Если в процессе работы с распорядительным документом оригинал документа перемещается внутри организации, делопроизводитель отмечает, где в настоящее время находится документ, на закладке «Местонахождение» РКК.