Копировать ссылку на страницу Перейти в предыдущий раздел Перейти в следующий раздел

Чтобы создать совещание:

1.Создайте запись справочника Совещания и заседания и заполните поля в открывшейся карточке совещания.

Щелкните для увеличения изображения

Щелкните для отображения или скрытия подробной информации Подробнее

*Тема совещания;
Серия совещаний. Заполняется, если совещание является частью серии совещаний. Для упрощения создания совещания при выборе серии автоматически заполнятся некоторые данные в карточке совещания, например, тема совещания, инициатор, контролер, участники;
Дата и время. Дата проведения и время начала совещания;
Длительность (ч). Продолжительность совещания в часах;
Место проведения. Помещение, в котором планируется провести совещание. Если необходимо зарезервировать помещение, нажмите на кнопку Резервирование. При этом:
a)если в карточке совещания поля *Тема, Дата и время, Длительность (ч), Место проведения заполнены, то создается резервирование в календаре резервирования помещений с указанными параметрами. Блок текущего резервирования будет выделен оранжевым цветом;
b)если в карточке совещания поля *Тема, Дата и время, Длительность (ч), Место проведения не заполнены, то создается резервирование в календаре резервирования помещений с параметрами по умолчанию: *Инициатор – текущий пользователь, *ОписаниеСовещание, Помещение – помещение, указанное пользователем при предыдущем резервировании, *Дата и время – текущий день и время, округленное до ближайшего целого часа; *Продолжительность1;
Инициатор совещания. По умолчанию указан текущий пользователь. При необходимости в качестве инициатора совещания можно указать другого пользователя;
Контролер. Сотрудник, который будет контролировать исполнение поручений по результатам совещания;
Повестка. Вопросы, которые будут обсуждаться на совещании:
a)*Текст вопроса. Краткое содержание вопроса повестки совещания;
b)Выступающий. Сотрудник, который будет выступать на совещании по данному вопросу. Выбирается из справочника Работники;
c)Время выступления (мин). Время выступления в минутах.
2.Перейдите на закладку «Участники»:

Щелкните для увеличения изображения

3.Укажите председателя и секретаря совещания.
4.Укажите участников совещания.

Список участников можно заполнить с помощью ссылки Заполнить участников из рабочей группы. При нажатии на ссылку открывается справочник Рабочие группы, в котором необходимо выбрать нужную запись.

Чтобы указать участников совещания вручную, заполните табличную часть.

Щелкните для отображения или скрытия подробной информации Подробнее

*Участник. Лицо, которое будет принимать участие в совещании.

Если в поле *Тип участника указаны значения Работник или Контактное лицо, значение поля будет выбираться из справочников Работники или Контактные лица организаций соответственно.

Если в поле *Тип участника указано значение Произвольный, поле необходимо заполнить вручную;

*Тип участника. Возможные значения:
a)Работник – сотрудник нашей организации;
b)Контактное лицо – контактное лицо организации;
c)Произвольный – лицо, не записанное в справочниках Работники и Контактные лица организаций, присутствие которого планируется на совещании;
Тип оповещения. Способ оповещения участника о проведении совещания. Возможные значения:
a)Задание – связь осуществляется посредством задач и заданий системы DIRECTUM. Можно использовать только для автоматизированных работников;
b)E-mail – связь осуществляется посредством электронных писем;
c)Другой – любым другим способом, например, с помощью телефонных звонков;
Контактная информация. Контактная информация об участнике совещания. Для участников с типом оповещения E-mail существуют особенности заполнения поля:
a)для участников с типом Работник поле автоматически заполняется значением адреса электронной почты, указанным в карточке справочника Работники в поле Рабочий email;
b)для участников с типом Контактное лицо поле автоматически заполняется значением адреса электронной почты, указанным в карточке справочника Контактные лица организаций в поле E-mail.

При заполнении поля вручную можно указать несколько электронных адресов для участника совещания, разделив их символом «;».

5.Сохраните изменения.
6.На вкладке Главная в группе Документы нажмите на кнопку Повестка для формирования повестки совещания или выбора существующего документа в качестве повестки.
7.Если это необходимо, на вкладке Главная в группе Документы нажмите на кнопку Протокол для формирования протокола или выбора существующего документа в качестве протокола.
8.На вкладке Главная в группе Документы нажмите на кнопку Материалы, если необходимо связать с совещанием какие-либо документы.

Если у совещания есть повестка или протокол, они отображаются в списке связанных документов.

9.Если совещание не требует согласования, можно ознакомить участников с материалами предстоящего совещания. Для этого нажмите на кнопку Ознакомить с материалами. Откроется новая задача, при старте которой участники совещания получат уведомления с вложенными материалами для ознакомления.
10.На вкладке Главная в группе Совещания нажмите на кнопку Согласовать совещание, чтобы создать задачу на согласование совещания. Задача на согласование может быть отправлена только автоматизированным участникам совещания.
© Компания DIRECTUM, 2018 Сообщество пользователей DIRECTUM
.navbar > a:hover { background: #FFD73B; }