Регистрация документа
Contents
Регистрация документов нужна для подтверждения факта их создания, отправки или получения. Она обеспечивает учет документов, контроль их исполнения и местонахождения.
В зависимости от способа получения зарегистрируйте документ:
| • | с обложки модуля по ссылке Зарегистрировать входящий документ; |
| • | в справочнике Входящие РКК; |
Например, чтобы зарегистрировать документ в справочнике Входящие РКК:
| 1. | В справочнике Входящие РКК нажмите на кнопку  Создать запись. |
| 2. | Выберите нашу организацию. Контекст нашей организации запрашивается, если для пользователя доступно несколько наших организаций. Контекст не будет запрашиваться, если: |
| • | работа ведется с одной организацией, и разработчик настроил фильтрацию для справочника Регистрационно-контрольные карточки; |
| • | работа ведется с разными организациями и настроен пользовательский фильтр. Для этого в списке записей справочника сделайте видимой колонку «Наша организация» и отфильтруйте данные по одному или нескольким значениям. |
| 3. | Выберите место регистрации. Откроется новая РКК: |
| 4. | Заполните регистрационные данные. |
Вид документа. Поле может быть заполнено значением по умолчанию. Подробнее см. раздел «Индивидуальные установки для РКК». № документа. Регистрационный номер документа, присвоенный контрагентом. Дата документа. Дата регистрации документа у контрагента. Корреспондент. Организация или подразделение, откуда поступил документ, или персона, от которой поступил документ. Зависит от установки Выбирать корреспондента только из организаций, заданной в desktop-клиенте. Чтобы убедиться, что поступивший документ не был зарегистрирован ранее, перейдите по ссылке Найти дубли. Если дубли не найдены, в карточке РКК появится соответствующая надпись. Если найдены, откроется страница с найденными РКК. Проверка выполняется по заполненным полям Корреспондент, № документа и Дата документа. Примечание В зависимости от установок поиск дублей ведется по всем трем или по любым двум из полей № документа, Дата документа и Корреспондент. Исполнитель. ФИО специалиста, ответственного за подготовку документа. Выбирается из справочника Контактные лица организаций. Подписал. ФИО должностного лица корреспондента, подписавшего документ. Выбирается из справочника Контактные лица организаций. Способ доставки корреспонденции: автоматическая электронная доставка, курьер, почта, факс, электронная почта. *Содержание. Краткое содержание документа. Чтобы сократить время на заполнение поля, рекомендуется использовать автотекст. Нажмите на кнопку
Новые автотексты можно создать в десктоп-клиенте. Журнал регистрации. Определяет правила формирования регистрационного номера. Рег. номер документа. Может заполняться вручную или автоматически, зависит от журнала регистрации. *Дата регистрации. Дата и время регистрации документа. Автоматически заполняется текущими датой и временем. Адресаты. Работники, которым адресован документ. Гриф доступа к документу. Поле заполнится автоматически, если в установках модуля задано значение поля Гриф РКК по умолчанию. Примечание. Любая дополнительная информация о документе. Связанные РКК. РКК, с которыми связана новая РКК. Заполняется, если документ является ответом или копией/оригиналом документа, уже зарегистрированного в системе. Зарегистрирован как. РКК, которая ранее была создана для документа. Заполняется, если документ уже зарегистрирован в нашей организации на другом месте регистрации. Если поле заполнено, становится доступной ссылка Заполнить. При переходе по ней данные из указанной РКК копируются в текущую. Пример использования Все входящие документы поступают в отдел делопроизводства организации, где их регистрируют с помощью создания РКК в системе DIRECTUM. Далее документ может передаваться в другие отделы, где также ведут учет поступающих документов. Какие-то документы приходят в отдел напрямую, и им присваивают регистрационный номер в рамках журнала отдела, а какие-то приходят уже с регистрационным номером, присвоенным в отделе делопроизводства. По правилам делопроизводства, рекомендуется регистрировать документ в организации один раз, т.е. второй раз ему уже не присваивают регистрационный номер. Таким образом, делопроизводитель отдела, получив документ с присвоенным регистрационным номером, создает на своем месте регистрации новую РКК, а в поле Зарегистрирован как указывает РКК отдела делопроизводства. В результате вся информация по документу переносится в создаваемую РКК, в том числе регистрационный номер. Далее делопроизводитель указывает журнал регистрации своего отдела, при этом регистрационный номер не изменится. Поручения. Наличие поручений по данной РКК. Создать поручение или посмотреть существующие можно на закладке «Поручения». |
и выберите нужный автотекст:
Если имеется основной документ, то в поле Основной документ автоматически установится значение Есть. В поле Листов осн. док. укажите количество листов бумажного документа без приложений.
Для просмотра документа воспользуйтесь одним из способов:
| • | чтобы открыть документ на просмотр прямо на закладке «Регистрация» и заполнять поля РКК данными из него, нажмите на кнопку  Предпросмотр справа; |
| • | при низком разрешении экрана кнопка Предпросмотр справа становится недоступна, в этом случае перейдите на закладку «Предпросмотр». |
Если имеется основной документ или приложение, то в поле Связан. документы установится значение Есть. В поле Листов приложения укажите количество листов приложения.
В поле Кол-во экземпляров укажите количество экземпляров бумажного документа.
| 6. | Сохраните карточку. |
В заголовке карточки отображаются:
| • | регистрационный номер – значение поля Рег. номер; |
| • | дата регистрации – значение поля *Дата регистрации; |
| • | корреспондент – значение поля Корреспондент. |
Чтобы просмотреть список задач, связанных с текущей РКК, откройте закладку «Связанные задачи».
Смотрите видеоролик Получение корреспонденции и регистрация документов.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |