Задачи и задания
Contents
В любой организации протекает большое количество деловых процессов: обслуживание заказов клиентов, согласование документов, выполнение распоряжений руководства и т. д. Часть процессов регламентирована нормативными документами, их прохождение должно строго контролироваться. При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала. Зачастую сотрудники организации не соблюдают правила при исполнении своих служебных обязанностей, что негативно сказывается на репутации организации.
Система DIRECTUM решает эти проблемы автоматизацией процессов создания, обработки и движения документов. Кроме того, система позволяет автоматизировать произвольные бизнес-процессы, не связанные с документами. Часть этапов процесса может обрабатываться автоматически.
Задачи и задания – это объекты для автоматизации деловых процессов. Используйте задачи и задания для улучшения взаимодействия между работниками в ходе бизнес-процессов и повышения эффективности работы организации.
С помощью задач можно сократить время на выдачу поручений сотрудникам, сохранить историю переписки и обеспечить гарантированное выполнение необходимых работ. В задаче инициатор процесса описывает работы, которые нужно выполнить, и определяет порядок выполнения: кто из пользователей, в каком порядке и к какому сроку должен выполнить работы.
В соответствии с этим порядком пользователи получают задания. В задании можно посмотреть описание работ, указанное в задаче, и добавить свой текст, например, с описанием выполненных работ.
Работа с задачами и заданиями ведется через карточки. Подробнее см. раздел «Карточка задачи и задания».
Маршруты движения заданий могут быть разными и отражать как вертикальные, так и горизонтальные связи внутри организации. Например, начальник может отправить задание подчиненному, а сотрудник одного подразделения – своему коллеге в другом подразделении (с уведомлением его начальника).
Результаты выполнения заданий должны быть контролируемыми. Например, результатом выполнения задания может быть подготовленный документ.
Для повышения эффективности работы не рекомендуется формализовывать каждый шаг общения сотрудников и создавать лишние задачи. Например, не создавать задачи на:
| • | постоянные функциональные обязанности сотрудника, например, бухгалтеру – напечатать платежные документы; |
| • | простые действия, которые коротко формулируются и выполняются в течение дня, например, найти и распечатать конкретный документ, перезвонить партнеру. |
В веб-клиенте доступны следующие действия с задачами и заданиями:
Смотрите видеоролик Задачи и задания.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |