Управляемые папки
Contents
Управляемая папка
Папка, в которую автоматически помещаются входящие задания, исходящие задачи или документы по настроенным правилам или критериям поиска. Администратор настраивает управляемые папки и распространяет их для пользователей.
Управляемые папки особенно полезны пользователям, через которых проходит большой объем задач, заданий и документов. Например, это руководители, их помощники, делопроизводители. С помощью управляемых папок можно обрабатывать поступающие задания и документы по потокам, выделяя определенное время на каждый поток. Это сэкономит время пользователей и поможет им эффективно планировать рабочий день.
В отличие от папок, для которых пользователи индивидуально настраивают правила, управляемые папки можно настраивать сразу для всех пользователей либо для определенной группы пользователей.
В стандартную поставку системы DIRECTUM входит набор предопределенных управляемых папок, которые можно посмотреть в справочнике Управляемые папки. Для их использования необходимо включить распространение, подробнее см. раздел «Распространение управляемой папки».
Примечание
Для организаций, выполняющих конвертацию системы DIRECTUM на новую версию, распространение управляемых папок по умолчанию выключено. Для организаций, устанавливающих систему DIRECTUM впервые, распространение включено, и управляемые папки будут распространяться при входе пользователей в систему.
Чтобы эффективно организовать работу с управляемыми папками:
| 1. | Систематизируйте информацию о потоках работ сотрудников и выявите потоки в рамках всей организации. В дальнейшем они станут основой для создания управляемых папок. |
Управляемые папки рекомендуется создавать для:
| • | входящих заданий, регулярно поступающих и требующих оперативного выполнения, однотипного по своему характеру и быстрому по времени. Например, рассмотрение, согласование, подписание или регистрация документов; |
| • | входящих заданий, которые удобнее выполнять разом. Например, когда для выполнения нужно запустить учетную систему, либо задания для секретарей на печать документов и передачу на подписание директору; |
| • | исходящих задач, которые отправляются регулярно и которые необходимо отслеживать. Например, задачи на согласование документов или на исполнение поручений; |
| • | входящих документов, которые приходят регулярно и обрабатываются типовым образом. Например, входящие заявления от сотрудников. |
| 2. | Создайте управляемые папки согласно потокам задач, заданий и документов, с которыми работают пользователи. |
| 3. | Распространите папки для пользователей, которым они потребуются в работе. |
В дальнейшем существующие управляемые папки можно распространять новым пользователям и изменять критерии.
| 4. | По мере работы пользователей с управляемыми папками проводите анализ использования и, при необходимости, корректируйте их состав и настройки. |
Примечание
Если управляемые папки были настроены в тестовой базе, то при переносе записей справочника Управляемые папки в рабочую базу необходимо заново настроить права доступа к ним и критерии отбора.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |