Администратору системы рекомендуется периодически проводить анализ используемых пользователями управляемых папок, чтобы оценить их эффективность. Например, можно проводить опросы среди сотрудников. При выявлении пожеланий управляемые папки следует актуализировать.
Актуализация управляемых папок может включать:
| • | изменение критериев или правил, согласно которым выполняется отбор задач, заданий, документов в папку. Например, можно добавить типовой маршрут или указать инициатора; |
| • | настройка папки для новых пользователей или удаление у существующих; |
| • | создание новых папок, например, когда появился новый поток задач или заданий; |
| • | отключение неиспользуемых управляемых папок. Варианты: |
| • | выключите распространение. Для этого в карточке управляемой папки в поле *Распространение укажите значение Выключено; |
| • | ограничьте доступ всех пользователей к папке; |
| • | удалите запись справочника Управляемые папки; |
| • | переведите запись справочника Управляемые папки в состояние Закрытая. |
Перед отключением управляемой папки рекомендуется:
| • | предупредить пользователей об отключении папки, например, уведомлением; |
| • | проверить, не настроены ли у пользователей правила, по которым задания или задачи исключались из общих потоков входящих и исходящих и перемещались в папки поиска или управляемые папки. Если такие правила настроены, попросите пользователей их перенастроить, чтобы задания или задачи попадали в общие списки входящих и исходящих. |
