В системе DIRECTUM для группировки различных объектов используются папки. Папки организованы в дерево. Сразу после установки системы DIRECTUM на верхнем уровне в дереве папок находятся пять предопределенных папок.
Личные папки пользователей:
| • | «Входящие» – для хранения ссылок на задания; |
| • | «Исходящие» – для хранения ссылок на задачи; |
| • | «Избранное» – для хранения ссылок на объекты любого типа: папки, документы, задания, задачи, варианты запуска компонент и записи справочников. |
У каждого пользователя свои экземпляры этих папок и каждый пользователь настраивает структуру этих папок для себя лично. Доступ к таким папкам имеет только сам пользователь, его замещающие и администраторы системы. Назначать права доступа другим пользователям нельзя.
Общие папки для всех пользователей:
| • | «Общая папка» – для хранения ссылок на папки и документы, необходимые в работе большинству сотрудников организации. Перед началом работы основной массы пользователей рекомендуется задать структуру первого и второго уровней «Общей папки». Подробнее см. рекомендации по настройке папки «Общая папка»; |
| • | «Компоненты» – для хранения ссылок на варианты запуска справочников, сценариев и отчетов системы, с помощью которых осуществляется работа с прикладными модулями и администрирование системы. Подробнее см. рекомендации по настройке папки «Компоненты». |
Для настройки предопределенной папки «Компоненты» проводника системы используется компонента «Настройка вариантов запуска компонент».
Структуру этих папок изначально настраивает администратор системы. Впоследствии их структуру могут менять другие пользователи. Для этого администратор назначает пользователям права на изменение папок.
Чтобы организовать удобную и эффективную работу пользователей:
| • | создайте папки поиска. Их содержимое обновляется автоматически в зависимости от заданных критериев. Например, создайте папки поиска для хранения определенных видов документов; |
| • | настройте управляемые папки для распределения задач, заданий или документов по потокам работ. Например, создайте управляемую папку, в которую отбираются задания по типовому маршруту «Согласование договорных документов». Тогда пользователь будет видеть все задания с вложенными договорами в отдельной папке во «Входящих»; |
| • | если в организации используется мобильное приложение для iOS, то настройте состав папок, с которыми планируется работать в приложении. |
Для ускорения доступа к содержимому папок системы реализован механизм кэширования.
