«Общая папка» предназначена для размещения ссылок на документы, которые должны быть доступны всем пользователям системы.
При первом входе в систему папка «Общая папка» имеет типовую структуру. В ней выделена папка «DIRECTUM» для документов, описывающих систему DIRECTUM, и папки для документов, связанных с работой различных подразделений.
В процессе внедрения структуру папки «Общая папка» необходимо доработать в соответствии с потребностями организации. Например, можно удалить те папки, которые есть по умолчанию, изменить их вложенность или создать новые папки.
При доработке структуры папки рекомендуется придерживаться следующих правил:
| • | новые папки верхнего уровня выделять по направлениям деятельности организации, например, «Продажи», «Производство», «Снабжение», или по структурным подразделениям; |
| • | название папки должно быть содержательным само по себе, а не только в контексте конкретной папки, например, «Бюджет закупок на 1 квартал 2016», а не просто «Бюджет закупок». Это позволит правильно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок; |
| • | количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран проводника системы. Это сделает работу более удобной, поскольку не потребует использование прокрутки экрана. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок; |
| • | за каждую папку должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов; |
| • | права на изменение папок должны иметь только ответственные и те пользователи, которым это действительно необходимо в процессе работы, а все пользователи должны иметь права только на просмотр. Это позволит избежать случайного изменения содержимого папки. |
