В бумажном виде
Contents
Если договорной документ будет отправлен контрагенту не через системы обмена, а, например, почтой, документ нужно распечатать и передать для подписания руководителю высшего звена.
Действия по печати документа
Если у подписанта есть помощник, он получает задание на печать документа:
| 1. | Распечатайте вложенные в задание документы. |
| 2. | Сформируйте лист согласования. Для этого на ленте задания нажмите на кнопку  Лист согласования. |
| 3. | Распечатайте и подпишите лист согласования. |
| 4. | Если требуется, создайте и распечатайте сопроводительное письмо к договору. |
| 5. | Передайте документы и лист согласования подписанту. |
| 6. | Выполните задание. |
После этого помощник получает задание на подписание документа ЭП за руководителя.
Если у подписанта нет помощника, инициатор получает задание на печать документа и выполняет те же действия. В этом случае документ будет подписан только в бумажном виде.
Примечание
Ответственность за соответствие бумажного документа документу в системе несет тот, кто его распечатывает.
Действия подписанта
| 1. | Рассмотрите бумажный документ. |
| 2. | Просмотрите лист согласования и убедитесь, что все нужные сотрудники подписали документ. |
| 3. | Подпишите бумажный документ или напишите замечания. |
| 4. | Верните документ тому, кто его передал: помощнику или инициатору. |
Как правило, руководитель высшего звена работает только с бумажными документами, поэтому помощник подписывает документ в системе за руководителя.
Если у руководителя нет помощника, инициатор забирает подписанный бумажный документ и выполняет задание на подписание с нужным результатом, не подписывая документ ЭП. Если договорной документ относится к категории регистрируемых, ответственный сотрудник получает задание на регистрацию документа. Если документ регистрировать не требуется, инициатор задачи получает задание на отправку документа.
Действия по подписанию документа за руководителя
После выполнения задания на печать документа помощник получает задание на подписание документа ЭП за руководителя и забирает подписанный бумажный документ у подписанта:
| • | если у руководителя есть замечания к документу, укажите их в тексте задания, не подписывая проект документа ЭП, и выполните задание с результатом Отказано в подписании. После этого инициатор получит задание на исправление замечаний. Бумажный документ уничтожается; |
| • | если руководитель подписал бумажный документ, подпишите документ утверждающей ЭП от лица руководителя, выполните задание с результатом Подписано и передайте бумажный документ сотруднику, ответственному за регистрацию договорных документов. |
Если договорной документ относится к категории регистрируемых, ответственный сотрудник получает задание на регистрацию документа.
Если документ регистрировать не требуется, инициатор задачи получает задание на отправку документа.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |