Чтобы согласовать служебную записку, работник:
| 1. | Создает задачу по типовому маршруту «Согласование служебной записки». |
| 2. | Заполняет параметры типового маршрута: |
Подробнее
| • | *Срок согласования (дн). Количество рабочих дней, за которые необходимо согласовать служебную записку. Срок указывается для каждого согласующего. Поле заполняется автоматически, если в установках модуля «Канцелярия» задано значение установки Срок согласования служебных записок; |
| • | Руководитель подразделения. Как правило, руководитель инициатора служебной записки, участвующий в ее согласовании; |
| • | Согласующие. Сотрудники, с которыми необходимо согласовать служебную записку. Список сотрудников указывается через «;»; |
| • | *Подписант. Сотрудник, ответственный за подписание служебной записки. В поле можно указать руководителя департамента, если служебная записка адресуется сотрудникам другого департамента. Заполняется автоматически именем руководителя инициатора; |
| • | *Адресат. Сотрудник или сотрудники, которым адресована служебная записка. Адресаты отвечают за рассмотрение служебной записки и ее последующую передачу на исполнение; |
| • | Служебная записка. Документ с типом карточки «Служебная записка». |
|
| 3. | Нажимает на кнопку ОК. Откроется карточка задачи с вложенной служебной запиской. |
| 4. | При необходимости в поле Наблюдатели указывает лиц, заинтересованных в процессе согласования документа, корректирует текст задачи или вкладывает сопроводительные документы к служебной записке. |
В результате всем участникам согласования автоматически будут выданы права на изменение служебной записки и других сопроводительных документов. Задания по согласованию документа отправятся последовательно, начиная с руководителя подразделения.
Действия руководителя подразделения
Руководитель подразделения получает задание на согласование служебной записки:
| • | если замечаний к служебной записке нет, руководитель выполняет задание с результатом Согласовано; |
| • | если замечания есть, руководитель указывает их в тексте задания или оставляет примечания в документе и выполняет задание с результатом На доработку. |
Действия инициатора по доработке документа
Если хотя бы один из согласующих (руководитель подразделения, согласующие, ответственный за подписание, адресат) выполнил задание с результатом На доработку, инициатор получит задание на исправление замечаний к служебной записке:
| • | для подписанного документа инициатор создает новую версию документа и исправляет замечания, после чего выполняет задание с результатом Отправить на повторное согласование. |
При отправке документа на следующий круг согласования все участники типового маршрута повторно получат задания, начиная с руководителя подразделения;
| • | если дальнейшая работа по согласованию служебной записки нецелесообразна, инициатор указывает причину прекращения работ и выполняет задание с результатом Прекратить работы. |
Действия согласующих и ответственного за подписание
После того, как руководитель подразделения согласовал служебную записку, задание придет согласующим. Согласующие рассматривают служебную записку и выполняют задание с одним из вариантов: Согласовано или На доработку. По завершении согласования служебной записки задание будет отправлено ответственному за подписание.
Если служебная записка оформлена в тексте задания, ответственный за подписание выполняет задание с одним из результатов:
| • | Утверждено – текст служебной записки, указанный в задаче, согласован; |
| • | На доработку – имеются замечания к тексту служебной записки. |
Если ответственный за подписание не использует систему DIRECTUM, задание придет секретарю подразделения. В этом случае секретарь должен распечатать документ и отнести бумажный экземпляр на подписание. Как только документ подписали, секретарь при необходимости сканирует подписанный руководителем документ, создает новую версию документа в системе и выполняет задание с результатом Подписано. Если к документу есть замечания, указывает их в тексте задания и выполняет его с результатом На доработку.
В ходе согласования служебной записки может возникнуть потребность изменить, например, подписанта или адресата. Для этого выполните рестарт задачи, внесите необходимые изменения и повторно отправьте служебную записку на согласование.
Когда служебная записка согласована и подписана, инициатор согласования получает уведомление.
Примечание
Для корректной работы типового маршрута «Согласование служебных записок» необходимо настроить специальную роль для секретаря подразделения – ПомощникРуководителя. Роль настраивается администратором системы в справочнике «Правила вычисления ролей».
См. также
