Фиксация замечаний к документам при согласовании
Contents
При согласовании и подписании документов у согласующих могут возникать замечания к документам, которые необходимо зафиксировать.
Как правило, при согласовании документов, которые затрагивают зоны ответственности разных подразделений, представители подразделений согласуют только разделы документа, которые относятся к их зоне ответственности. Согласующий может выполнить задание по согласованию с одним из результатов:
| • | Согласовано; |
| • | Требуется доработка (для внутренних и исходящих документов) или Согласовано с замечаниями (для внешних документов); |
| • | Отказано. |
При выполнении задания с результатом Требуется доработка или Согласовано с замечаниями согласующий должен зафиксировать возникшие замечания.
Согласование внутренних документов
При согласовании документов, созданных внутри организации, согласующий создает новую версию документа и фиксирует замечания в ней:
| • | если согласующих немного, срок согласования большой, то достаточно одной версии на каждый круг согласования. Все изменения вносятся в документ в виде примечаний или в режиме правки; |
| • | если согласующих много, срок согласования ограничен, нет возможности ждать, когда документ освободится, то каждому согласующему рекомендуется создавать свою версию документа и подписывать ее ЭП. |
Недостаток: инициатору согласования документа необходимо объединять замечания согласующих из разных версий в один документ.
Согласование внешних документов
Каждый согласующий фиксирует свои замечания в тексте переписки или в примечании при подписании документа ЭП.
При согласовании документов, поступивших из сторонних организаций, замечания фиксируются в отчете Лист согласования, и в дальнейшем на их основании может быть создан протокол разногласий. Исходный документ остается неизменным.
Преимущества:
| • | инициатору согласования не нужно объединять замечания в один документ, т.к. они фиксируются в отчете Лист согласования; |
| • | способ можно применять как для внутренних документов, так и для внешних; |
| • | гарантируется неизменность согласуемого документа. |
Недостаток: если замечаний к документу много, то фиксировать их в отчете Лист согласования неудобно.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |