Согласование совещаний
Contents
Совещание необходимо отправить на согласование, если требуется согласовать с участниками дату, время проведения и вопросы повестки, а также дать участникам возможность подтвердить свое участие в совещании или отказаться от него. Для согласования совещаний и серий совещаний в системе DIRECTUM используется типовой маршрут «Согласование совещания».
Если дата, время и прочие параметры совещания были заранее согласованы между участниками, например, при личной встрече, достаточно уведомить участников о предстоящем совещании и ознакомить с материалами. Для этого в карточке совещания нажмите на кнопку 
Ознакомить с материалами.
Одновременно с совещанием согласовывается повестка совещания. При необходимости повестку совещания можно согласовать отдельно.
Чтобы отправить совещание или серию совещаний на согласование:
| • | в карточке совещания нажмите на кнопку Согласовать совещание; |
| • | в карточке серии нажмите на кнопку Согласовать серию. |
Примечание
Создать серию совещаний можно только в десктоп-клиенте.
В результате формируется задача по типовому маршруту «Согласование совещания». В список согласующих автоматически попадают все участники совещания, а также председатель, секретарь и контролер, если соответствующие поля заполнены в карточке совещания. В задачу вкладываются все связанные документы. Срок согласования устанавливается автоматически и принимает значения:
| • | день, предшествующий проведению совещания (либо первого совещания серии), если до совещания осталось более 25 часов; |
| • | дата и время проведения совещания (либо первого совещания серии), если до совещания осталось от 1 до 25 часов; |
| • | пустое значение, если до совещания (либо первого совещания серии) осталось менее часа. |
Примечания
1. Если во вложении задачи, отправленной по типовому маршруту «Согласование совещания», находится серия совещаний и отдельное совещание, согласовываться будет отдельное совещание.
2. Если при создании регулярного совещания в десктоп-клиенте не была согласована вся серия совещаний, каждое совещание серии будет автоматически отправляться на согласование участникам. Если серия была согласована, отдельные совещания не будут автоматически отправлены на согласование. При необходимости совещание можно отправить на согласование вручную, нажав на кнопку Согласовать совещание в карточке совещания.
Согласующие могут выполнить задание на согласование с одним из вариантов:
| • | Принять; |
| • | Отклонить. При этом необходимо указать в тексте задания причину отказа от участия; |
| • | Предложить новое время. При этом откроется окно, в котором можно указать предлагаемую дату, время начала и длительность совещания. |
Примечание
Вариант выполнения Предложить новое время доступен только при согласовании отдельного совещания.
Если все согласующие подтвердили участие в совещании, оно будет утверждено и все согласующие получат уведомление об утверждении.
Если один или несколько согласующих отказались от участия в совещании или предложили новое время, инициатор получит уведомление о возникших возражениях.
После того, как все участники выполнили свои задания, инициатор получает задание на доработку совещания. Возможные действия инициатора:
| • | изменить параметры проведения совещания в соответствии с возражениями участников и выполнить задание с результатом Согласовать повторно. Все согласующие получат задания на повторное согласование совещания; |
| • | утвердить совещание, несмотря на возражения участников, выполнив задание с результатом Утвердить. При этом совещание будет утверждено и проведено без согласующих, отклонивших приглашение. Все согласующие получат уведомления об утверждении совещания; |
| • | отменить совещание, выполнив задание с результатом Отменить совещание. При этом все согласующие получат уведомления об отмене совещания. |
При необходимости администратор системы может настроить типовой маршрут «Согласование совещания» таким образом, чтобы инициатор не получал задания на доработку совещания. Для этого в компоненте Типовые маршруты, в карточке типового маршрута «Согласование совещания», в параметре Требуется доработка необходимо установить значение Нет.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |