Разбор входящих

Управляемые папки позволяют разделить потоки однотипных задач и заданий. Например, в одну папку попадают все задания на согласование документов.

Последовательно выполняйте однотипные задания, чтобы тратить меньше времени на погружение в работу.

Управляемые папки поиска документов позволяют оперативно работать с входящим потоком однотипных документов. Например, администратор может настроить папку, в которую попадают документы по конкретному типовому маршруту или по конкретному блоку типового маршрута. Обрабатывайте поступившие документы группами.

Используйте правила для задач и заданий, чтобы автоматически переадресовывать их, прекращать, выполнять или распределять по нужным папкам. Например, задайте правило, чтобы создаваемые вами задачи с определенной темой автоматически помечались признаком высокой важности.

Избежать лишних кликов и быстро ознакомиться с текстом документа или перепиской по задаче позволяет предпросмотр объектов в проводнике и результатах поиска.

В область предпросмотра вынесены основные действия для объекта, поэтому принять задание-контроль или пометить уведомление как прочитанное можно, не открывая карточку задания. Это сэкономит ваше время при разборе большого количества входящих заданий.

Удаляйте задания из папки Входящие после их выполнения, так в папке не накопится большого количества заданий и её содержимое будет загружаться быстрее. Для автоматического удаления выполненных заданий и задач используйте автоочистку.

Часто в компаниях организованы тематические папки с документами: договорами, приказами, счетами-фактурами, письмами и т.д. Чтобы оперативно работать со списком однотипных документов в таких папках, дополнительно настройте видимые колонки в папках документов. Состав отображаемых реквизитов в колонках определяется по типам карточек документов, содержащихся в папке:

Дополнительно настроенные видимые колонки позволяют быстро найти нужный документ с помощью фильтров.

Также используйте кнопки с прикладными действиями, которые вынесены на ленту проводника, чтобы массово обрабатывать документы в папке, например, подписывать или отправлять на доработку: