<< Щелкните, чтобы показать Содержание >> Межкорпоративный документооборот > Решаемые задачи

Подготовка к проверкам

Contents

При подготовке первичных учетных документов к налоговым проверкам или для сверок с контрагентом из системы DIRECTUM выгружается большой объем документов, которые доказывают факт свершения сделки (акты и накладные) и правильность учета НДС (счета-фактуры). Чтобы обеспечить доступ к первичным учетным документам, как бумажным, так и электронным, в системе DIRECTUM формируется единый финансовый архив.

1.	Ответственный за формирование документации заносит документы в архив системы DIRECTUM. Способ занесения зависит от того, в каком виде поступил или в каком виде необходимо отправить документ: в электронном или бумажном.

В каждой карточке занесенного документа делопроизводитель указывает Дело финансового архива и для каждого дела определяет место и сроки его хранения. В дальнейшем получить доступ к архиву смогут сотрудники центрального офиса, а также удаленных подразделений. Подробнее см. раздел «Доступ к объектам системы».

Если документы заносились комплектом (счет-фактура с товарной накладной или счет-фактура и акт выполненных работ), то из карточки первичного учетного документа всегда можно посмотреть с какими еще документами он связан.

3.	Чтобы подготовить комплект документации к проверки, например, в налоговую инспекцию, бухгалтер запускает необходимые сценарии:

•	Экспорт первичных учетных документов – для экспорта юридически значимых документов в форматах, утвержденных ФНС. Документы предоставляются в электронном виде вместе с электронными подписями и служебными документами;

•	Печать первичных учетных документов – для экспорта первичных учетных документов с преобразованием в формат PDF. Кроме того, сценарий позволяет распечатать экспортированные документы и поставить на них штамп в соответствии с требованиями к копиям документов, предоставляемых в налоговые органы.

Требуемые компоненты

Модуль «Финансовый архив»

Коннектор к учетной системе, если требуется автоматизированно синхронизировать данные из учетной системы в DIRECTUM. Для DIRECTUM разработаны коннектор к 1С и коннектор к SAP PI (приобретаются отдельно). При наличии Клиентской лицензии разработчика IS-Builder можно разработать собственный коннектор с помощью ISBL-функций коннекторов

Техническое решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» для обмена документами между учетной системой 1С и DIRECTUM

Службы ввода и преобразования документов DIRECTUM, если требуется автоматически заносить в систему DIRECTUM документы, полученные из различных источников (файловой системы, по электронной почте)

Использование DIRECTUM обеспечивает

•	надежное хранение бумажных и электронных документов;

•	быстрый доступ к документам филиалов и удаленных подразделений;

•	сокращение времени на поиск первичных учетных документов;

•	сокращение расходов на подготовку к налоговым проверкам и минимизацию рисков несвоевременного предоставления документов;

•	сокращение времени на проведение сверок с контрагентами;

•	контроль комплектности документов;

•	самостоятельное управление длительностью хранения первичных учетных документов в соответствии с требованиями законодательства

Сообщество пользователей DIRECTUM