Для организации эффективной работы с модулем рекомендуется использовать макеты и шаблоны документов. Работа с макетами и шаблонами позволяет:
| • | ускорить процесс подготовки повесток и протоколов благодаря автоматическому переносу параметров совещания из карточки в документ; |
| • | стандартизировать структуру документов по совещаниям; |
| • | использовать корпоративные стили в оформлении документов. |
При работе с модулем используются следующие макеты и шаблоны:
| • | макет повестки совещания; |
| • | макет и шаблон протокола совещания; |
| • | шаблон письма-приглашения на совещание. В качестве шаблона письма следует использовать документ в TXT-формате. |
Чтобы подготовить макеты и шаблоны документов к работе, проанализируйте макеты и шаблоны, которые присутствуют в системе по умолчанию, и, при необходимости, доработайте в соответствии с особенностями организации. Например, добавьте логотип организации или оформите текст с помощью корпоративных стилей.
При доработке макета и шаблона протокола совещания не рекомендуется изменять таблицу «Принятые решения». При создании поручений из протокола совещания из таблицы берутся данные для заполнения карточек поручений.
Если вы хотите создавать поручения из протокола по макету, созданному в вашей организации, воспользуйтесь следующими настройками.
Настройка макета протокола совещания
| 1. | Настройте заголовки столбцов таблицы «Принятые решения»: |
| • | в заголовок каждого столбца добавьте элемент управления. Для этого в программе Microsoft Word откройте вкладку «Разработчик», в группе Элементы управления нажмите на кнопку Элемент управления содержимым ‘обычный текст’; |
| • | внутри элемента укажите текст, который будет виден пользователю. |
| 2. | Перейдите к редактированию элемента. Для этого на вкладке «Разработчик», в группе Элементы управления нажмите на кнопку Свойства. Введите в поле Наименование и Тег: |
| • | «Номер» – для столбца, содержащего номер поручения; |
| • | «Решение» – для столбца, содержащего текст поручения; |
| • | «Исполнитель» – для столбца, содержащего исполнителя поручения; |
| • | «Срок» – для столбца, содержащего срок поручения. |
| 3. | Разместите колонки в удобном порядке. |
Для корректной обработки таблицы обязательно наличие столбцов: Номер, Решение, Исполнитель, Срок.
Подробнее см. в руководстве администратора, раздел «Создание макета документов».
Примечания
1.Если шаблоны и макеты протокола совещания изменялись, то после конвертации системы на новую версию повторите изменения для обновленного макета и шаблона.
2. Макет протокола должен иметь формат DOCX.
|
На макеты повестки и протокола и шаблон письма необходимо дать права на чтение всем пользователям, которые будут с ними работать, иначе текст соответствующего документа письма будет пустым, а повестку и протокол можно будет создать только в виде RTF-отчета.
