Варианты организации работы канцелярии
Contents
С точки зрения организации процессов регистрации и движения документов в системе существует два варианта работы канцелярии: централизованный и децентрализованный.
В этом случае все документы проходят через одно подразделение, чья основная функция – документационное обеспечение управления (ДОУ).
Сотрудники подразделения:
| • | регистрируют входящие и исходящие документы; |
| • | отслеживают движение документов между подразделениями и выполнение распоряжений и резолюций; |
| • | копируют, сканируют документы и рассылают по подразделениям. |
Рекомендуется выбрать централизованный вариант, если в организации есть выделенный отдел канцелярии, который регистрирует движение входящих и исходящих документов, а также их перемещение внутри организации. В этом случае канцелярия будет являться единственной точкой входа-выхода документов. Никакими другими путями документы поступать и уходить из организации не должны.
В этом случае канцелярия не выделяется как отдельное подразделение. Функции по работе с документами распределены по подразделениям, т.е. сотрудники подразделений:
| • | регистрируют документы; |
| • | создают и согласовывают документы; |
| • | готовят пакеты документов и их отправку, и т.д. |
Рекомендуется выбрать децентрализованный вариант, если нет выделенного отдела канцелярии, или есть подразделения, которые активно работают с входящими и исходящими документами. При этом основную массу документов можно регистрировать централизованно, а регистрацию определенных видов документов передавать подразделениям. В этом случае должен быть четко сформулирован список соответствия видов документов и подразделений, чтобы не возникало вопросов, куда передавать конкретный документ.
В системе вариант организации работы канцелярии фиксируется в установках модуля в установке Место хранения документов. Установка определяет, где хранятся документы, поступающие на рассмотрение.
| © Компания DIRECTUM, 2018 | Сообщество пользователей DIRECTUM |