Возможны следующие варианты поступления документов в организацию:
• | бумажный документ, пришедший по почте, доставленный курьером или переданный посетителем; |
• | с помощью сервисов обмена. |
Прием и первичная обработка документов осуществляется делопроизводителем и включает в себя следующие этапы:
1. | Получение почтовой корреспонденции, прием факсов и электронной почты, прием документов, доставленных курьером или переданных посетителями. |
2. | Предварительная обработка документов. |
Делопроизводитель проверяет правильность доставки корреспонденции, вскрывает конверты, за исключением конвертов с пометкой «ЛИЧНО», и оценивает физическое состояние документов, проверяет наличие приложений. Если полученный документ имеет пометку «СРОЧНО», на нем проставляется время получения.
3. | Оценка необходимости регистрации документов. |
Регистрации подлежат документы, требующие учета или исполнения, независимо от способа их создания или получения. Например, входящие письма. Как правило, к документам, не требующим регистрации, относят:
• | письма информационно-справочного характера; |
• | поздравительные письма и телеграммы; |
• | программы семинаров, совещаний и конференций; |
• | печатные издания (книги, брошюры, журналы); |
• | копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; |
• | информационные материалы. |
После первичной обработки корреспонденции делопроизводитель приступает к регистрации документов.
Смотрите видеоролик Получение корреспонденции и регистрация документов.