Журналы регистрации

Справочник содержит перечень электронных журналов регистрации с правилами формирования регистрационных номеров документов.

Особенности заполнения полей:

*Индекс. Должен быть уникальным в рамках нашей организации или места регистрации.

*Цифр в номере. Количество знаков порядкового номера. Значение в поле может быть целым числом от 1 до 9. При вводе другой цифры происходит автоматическая замена на ближайшую допустимую цифру.

Задание количества цифр позволяет сделать одинаковую длину регистрационных номеров для документов одного журнала, что обеспечивает корректную сортировку РКК по этому полю. Например, если в поле указать 3, то порядковый номер будет присваиваться в формате 001, 002, … 023, … 999. При достижении 999 номер документа не обнуляется, а увеличивается на порядок: 1000, 1001, 1002 и т.д. Однако сортировка записей в списке может быть некорректна. Во избежание этой ситуации необходимо проводить анализ количества документов за предыдущие годы. Рекомендуется ориентироваться на статистику за предыдущие годы или запустить компоненту Отчеты «DIRECTUM» и воспользоваться отчетами Сводная таблица по документам или Сводная таблица по объему документооборота.

В табличной части «Формат номера» указываются элементы номера. При установке курсора в поле *Элемент номера появляется окно:

Выберите подходящее значение из выпадающего списка или введите вручную любой символ, например «/» или «-».

Очередной номер. Установка номера, за которым будет следовать номер следующего зарегистрированного документа. Например, чтобы начать нумерацию со 100, нужно в качестве очередного номера указать 99. Рекомендуется использовать при появлении пропущенных номеров. Например, запись под номером 3 была создана ошибочно и затем удалена. Для устранения пропуска при создании новой записи в качестве очередного выставляется значение 2.

Примечание

Чтобы с начала года начать нумерацию с единицы, нужно воспользоваться сценарием Обнуление счетчиков в журналах регистрации в десктоп-клиенте.

Чтобы просмотреть список регистрационно-контрольных карточек по этому журналу, перейдите на закладку Список РКК.

Чтобы просмотреть список дел, в которые могут помещаться документы, зарегистрированные в этом журнале, перейдите на закладку Список дел.