Каждая организация в зависимости от специфики своей деятельности работает с разными видами документов. Обычно документ отправляется вышестоящим лицам на согласование и утверждение. Документом может быть любой файл, будь это официальный договор, маркетинговое описание или презентация. Типовой маршрут «Согласование проекта документа» предоставляет универсальную возможность отправлять на согласование документы любого вида.
Рассмотрим типовой пример согласования документа. Журналист готовит рекламное описание новых возможностей двигателя легкового автомобиля, что выпускается в организации «ООО Мобил-Авто». Для этого в системе DIRECTUM он создает документ с видом «Рекламный материал». Описание необходимо согласовать с редактором и веб-дизайнером сайта организации.
Чтобы согласовать рекламное описание, инициатор:
| 1. | Создает задачу, в карточку задачи вкладывает документ с рекламным описанием. |
| 2. | Выбирает типовой маршрут «Согласование проекта документа» по кнопке на ленте  Типовой маршрут. |
| 3. | Заполняет параметры маршрута: |
Подробнее
| • | *Список согласующих. Сотрудники организации, с которыми необходимо согласовать документ; |
| • | *Срок согласования (дн.). Количество рабочих дней, в течение которых каждый согласующий рассматривает вложенный документ. Если согласующие не успевают посмотреть документ в указанный срок, инициатор получит соответствующее уведомление; |
| • | *Параллельные задания?. Порядок отправки заданий согласующим. При выборе значения Да согласующие получат задания одновременно. При выборе значения Нет каждый согласующий получит задание в том порядке, который указан в поле *Список согласующих. Пока первый согласующий не выполнит свое задание, остальные не получат задания; |
| • | *Документы для согласования. Документы, которые необходимо согласовать. Если инициатор вложил документы в карточку задачи до выбора типового маршрута, то поле заполняется автоматически; |
| • | По завершении согласования получать. Возможность получить задание или уведомления после того, как документ согласован. Если согласование документа прошло успешно, инициатор получит Задание или Уведомление о завершении работ. Получать Задание удобно, если инициатору нужно продолжить работу с документом. Например, отправить документ на печать или на публикацию; |
| • | *Подписать документы. Необходимость подписания документа согласующими при выполнении задания. Если документ требуется подписать каждым согласующим, в поле указывается значение Да. |
|
| 4. | При необходимости в карточке задачи в поле Наблюдатели указывает лиц, заинтересованных в процессе согласования документа. |
В результате согласующие получат задания на проверку документа параллельно или последовательно.
Действия согласующего
| • | если замечаний к документу нет, согласующий выполняет задание с результатом Согласовано. Если в параметре типового маршрута *Подписать документы было установлено значение Да, появится окно: |
Подробнее
| • | в поле Документы на подпись отображается количество документов для подписания. При нажатии на ссылку откроется список документов; |
| • | в поле Непрочитанные отображается количество непрочитанных документов, которые необходимо подписать. Убедитесь, что в поле указано значение 0. Если документы просмотрены не все, ознакомьтесь с ними, нажав на ссылку Непрочитанные. Затем обновите значение поля по ссылке Обновить; |
| • | в поле Сертификат выберите нужный сертификат для подписания документов; |
| • | установите флажок От лица пользователя, если документы подписываются от лица замещаемого пользователя, и в поле Пользователь укажите его имя. |
|
Примечание
- если администратор отключил настройку автоподписания документов, то перед выполнением задания подпишите документы вручную. Для этого выделите вложенные документы, подпишите их по кнопке 
Подписать и выполните задание;
- в процессе согласования в задание могут быть вложены новые документы. Такие документы также подписываются вручную по кнопке Подписать.
| • | если замечания к документу есть, согласующий добавляет примечания в документ и выполняет задание с результатом На доработку. |
Если хотя бы один из рецензентов выполнил задание с результатом На доработку, инициатор получит задание на исправление замечаний к документу. Рецензенту, который уже согласовал документ, придет уведомление о том, что документ отправлен на доработку. В карточку уведомления будет вложена ссылка на задание по согласованию.
Действия инициатора по доработке документа
| • | если документ был подписан, инициатор создает новую версию документа и исправляет замечания, после чего выполняет задание с результатом Исправлено. |
При выполнении задания с результатом Исправлено откроется окно:
Инициатор может выполнить действия:
| • | добавить в табличную часть новых согласующих; |
| • | исключить из состава согласующих сотрудников, которые уже согласовали документ. Для этого в поле Отправить на согласование необходимо установить значение Нет; |
| • | изменить срок для повторного согласования в поле Срок согласования (дн.); |
| • | выбрать всех согласующих для отправки документа на повторное согласование. Для этого в поле Список согласующих необходимо установить значение Все согласующие; |
| • | выбрать только тех сотрудников, которые выполнили задание с результатом На доработку. Для этого в поле Список согласующих необходимо установить значение Не согласовали; |
| • | если дальнейшая работа по документу нецелесообразна, инициатор указывает причину прекращения работ по документу и выполняет задание с результатом Прекратить. |
Результаты согласования
После того, как все согласующие выполнят задания с результатом Согласовано, инициатор получит уведомление или задание о завершении согласования документа.
