Занести первичные учетные документы в финансовый архив системы DIRECTUM посредством сканирования можно несколькими способами:
| • | службы ввода документов. При этом производится потоковое сканирование с предварительной регистрацией в учетной системе и нанесением штрихкода. |
Документы помещаются в потоковый сканер, который сохраняет отсканированные образы документов в настроенную сетевую папку. Сервис захвата подхватывает документы из папки и разделяет поток по штрихкоду. Системой выделяется ИД и вид первичного учетного документа из штрихкода, затем осуществляется поиск документов, которые связаны с данным учетным документом:
| • | если такого документа нет в системе DIRECTUM, то создается новый документ; |
| • | если такой документ найден в системе DIRECTUM, то создается новая версия документа. |
Возможно совместное использование разных вариантов.
Документы можно зарегистрировать в учетной системе, нанести на них штрихкод и только затем отсканировать. Используется в нескольких случаях:
| • | комплект документов содержит счет-фактуру, акт, накладную, счет на оплату и пр.; |
| • | документы заносятся по отдельности: забытые документы или вернувшиеся обратно исходящие документы, которые уже зарегистрированы в системе, например накладная. |
