Чтобы организовать собрание:
| 1. | В программе Microsoft Outlook создайте новое собрание и укажите тему и участников собрания. |
| 2. | Откройте помощник по планированию. |
| 3. | На вкладке Собрание в группе DIRECTUM нажмите на кнопку  Добавить помещения. На левой панели помощника по планированию в список участников будут добавлены все доступные помещения. |
Примечание
Сетка занятости показывает доступность участников и помещений. Таким образом можно выбрать наиболее оптимальное время проведения собрания.
| 4. | Установите флажок напротив выбранного помещения. Помещение автоматически добавится в поле Место и в список участников собрания: |
| 5. | Укажите время проведения собрания, исходя из занятости помещений и участников. |
| 6. | Вложите необходимые материалы: |
| • | ссылками на документы DIRECTUM в тексте собрания; |
| • | копиями документов DIRECTUM. Для этого на вкладке Собрание в группе DIRECTUM нажмите на кнопку  Меню, в выпадающем списке выберите пункт  Вложить копию документа и с помощью открывшегося окна поиска документов найдите нужный документ; |
| • | вложениями в собрание. Для этого на вкладке Вставка в группе Включение нажмите на кнопку Вложить файл. |
Все вложенные файлы и документы при синхронизации добавляются в материалы совещания.
Примечание
Если возникла необходимость в повестке совещания, можно сформировать ее, добавить в нее нужную информацию и отправить заинтересованным лицам на ознакомление или согласование в системе DIRECTUM.
| 7. | На вкладке Собрание в группе DIRECTUM установите флажок Синхронизировать в DIRECTUM, если после проведения собрания необходимо продолжить работу с ним в системе DIRECTUM, например, согласовать протокол и отправить поручения по результатам собрания на исполнение. После проведения собрание будет автоматически синхронизировано в DIRECTUM. |
| 8. | Нажмите на кнопку Отправить, чтобы отправить участникам приглашение на собрание. |
В результате создания собрания:
| • | участники получают приглашения на запланированное собрание. |
Участники могут принять приглашение, отклонить или предложить другое время;
| • | инициатор получает письмо, уведомляющее о доступности выбранного помещения. Если помещение занято, необходимо скорректировать место проведения совещания и отправить обновление участникам. |
Подробнее описание порядка организации собраний см. в документации Microsoft, статьи «Планирование собрания с другими людьми» (для Microsoft Outlook 2010) и «Планирование собрания с другими людьми» (для Microsoft Outlook 2013).
Смотрите видеоролик Создание совещаний DIRECTUM в Microsoft Outlook.
