Закладка «Основные реквизиты»

Закладка предназначена для заполнения основных сведений при создании дел.

Особенности заполнения полей:

*Заголовок. Рекомендуется использовать заголовки, соответствующие заголовкам бумажных дел.

*Индекс. В рамках одного периода и одной нашей организации рекомендуется задавать уникальный индекс. В других периодах для дел с таким же заголовком, рекомендуется использовать тот же индекс.

*Вид обращения. Возможные значения: Все, От граждан, От организаций. Ограничивает выбор дел из карточки обращения.

*Дата начала. Дата начала периода регистрации документов дела.

Дата завершения. Дата окончания периода регистрации.

Дело закрыто. Признак того, что дело закрыто. Устанавливается автоматически при уничтожении дела. Может быть установлен вручную.

По личному составу. Признак того, что дело содержит документы по личному составу организации.

Уничтожение решением ЭПК. Признак того, что уничтожение дела должно производиться по решению экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).

Переходящее дело. Признак того, что дело содержит документы, отражающие решение вопроса, которое длится более одного года.

Действия на ленте, вкладка Главная:

Обращения. Список обращений данного дела.

Обложка дела. Обложка дела по обращениям, представленная в документе Microsoft Word.

Внутренняя опись. Список документов дела. Для каждого документа указывается порядковый номер, дата, заголовок и номера листов дела, на которых он расположен.

Сдать в архив. Списание дела в архив. Все обращения, связанные с данным делом, будут помечены как переданные в архив. Подробнее см. раздел «Списание дел в архив».

Выдать из архива. Извлечение дела и связанных с ним обращений из архива. Подробнее см. раздел «Извлечение дела из архива».

Уничтожить дело. Уничтожение дела в случае истечения срока хранения или решением экспертной комиссии. Уничтожать дела в системе следует с осторожностью, т.к. восстановить их после уничтожения нельзя. Подробнее см. раздел «Уничтожение дел».