В системе DIRECTUM предусмотрена возможность экспорта версии документов.
После внесения изменений в текст экспортированной версии можно вернуть ее в систему с помощью импорта из файла.
Экспорт и импорт могут использоваться независимо друг от друга. Можно экспортировать версию документа из системы без последующего импорта документа. Можно импортировать документ в систему без предварительного экспорта версии документа.
Способы экспорта версии документа:
| • | без блокировки. Экспорт версии документа не будет влиять на работу с версией документа в системе DIRECTUM. После экспорта версии документ можно изменять, удалять, подписывать ЭП и т.п. Пользователь может экспортировать версию документа без блокировки, если у него есть права на просмотр документа; |
| • | с блокировкой. Версия документа в системе блокируется от любых изменений до разблокировки. После экспорта с блокировкой версию документа можно только просматривать, однако пользователь, заблокировавший версию, или администратор могут производить импорт в заблокированную версию. Чтобы версия документа вновь стала доступной для изменения, ее надо разблокировать. Разблокировать версию документа может только пользователь, который экспортировал версию документа с блокировкой, или администратор системы, обладающий привилегией «Полный доступ к объектам». Подробнее см. раздел «Блокировка и разблокировка версии документа». |
Экспорт документа с блокировкой удобно использовать, когда документ экспортируется для доработки вне системы, например, дома, и впоследствии измененный текст документа планируется импортировать в систему.
Пользователь может экспортировать версию документа с блокировкой, если одновременно выполнены условия:
| • | пользователь имеет права на изменение документа; |
| • | версия не заблокирована другим пользователем; |
| • | версия документа никем не редактируется; |
| • | версия документа не подписана ЭП; |
| • | документ или его версия не закреплены для другого сервера распределенной системы. |
Экспорт одного документа
| 1. | Выделите документ в проводнике системы и воспользуйтесь одним из способов: |
| • | на вкладке Документ в группе Документ нажмите на кнопку  Экспортировать; |
| • | в контекстном меню выделенного документа выберите пункт Экспортировать. |
Откроется окно «Экспорт документа»:
| • | *Версия. Версия документа, текст которой необходимо экспортировать в файл на диске; |
| • | *Имя файла. Имя файла на диске, в который будет помещен текст версии. Можно указать имя нового или существующего файла. В первом случае будет создан новый файл. Во втором случае будет перезаписан существующий файл; |
| • | С блокировкой. Признак экспорта версии документа с блокировкой. Если флажок установлен, версия документа будет доступна только для просмотра. По умолчанию флажок не установлен; |
| • | В структурированный документ. Признак экспорта в структурированный документ. Если флажок установлен, версия документа будет экспортирована вместе с утверждающими и визирующими подписями в файл с расширением *.esd. Флажок устанавливается автоматически, если установлен флажок Экспортировать только утверждающие подписи. По умолчанию флажок не установлен; |
Примечание
Если экспортируется зашифрованный документ, данные о шифровании не передаются в ESD-документ.
| • | Экспортировать только утверждающие подписи. Признак экспорта версии документа с утверждающими подписями. Если флажок установлен, будет экспортирована версия документа со всеми утверждающими подписями в формате структурированного документа. По умолчанию флажок не установлен; |
| • | Сжать документ (zip). Признак сжатия версии документа в архив. Если флажок установлен, при экспорте версии документа в указанную папку сохранится zip-архив с вложенным документом. По умолчанию флажок не установлен. |
В результате на диске будет создан файл с текстом версии, указанной при экспорте.
|
Экспорт нескольких документов
| 1. | Выделите документы в проводнике системы и воспользуйтесь одним из способов: |
| • | на вкладке Документ в группе Документ нажмите на кнопку Экспортировать; |
| • | в контекстном меню одного из выделенных документов выберите пункт Экспортировать. |
Откроется окно «Экспорт документов»:
Особенности заполнения полей:
| • | *Путь. Путь к папке на диске, в которую будут экспортированы версии документов. Имена файлов будут присвоены автоматически; |
| • | если в группе «Версии» установлен переключатель Запросить, после нажатия на кнопку ОК для каждого документа откроется диалоговое окно выбора экспортируемой версии; |
| • | если в группе «Блокировки» установлен переключатель Запросить, после нажатия на кнопку ОК для каждого документа откроется диалоговое окно для установки блокировки. |
Примечание
Экспортировать несколько документов могут пользователи, обладающие привилегией «Массовый экспорт документов». По умолчанию привилегией обладают группы «Все пользователи» и «Служебные пользователи».
|
Смотрите видеоролик Экспорт и импорт документов.
