Используйте этот способ для создания нетиповых договоров или договоров, поступивших от контрагента, например, через систему обмена:
| 2. | Если этот договор уже заносили в справочник Договоры, свяжите созданный документ с записью справочника: |
| • | укажите информацию о договоре, которая позволит найти запись в справочнике. Заполните одно или несколько полей карточки, например, *Контрагенты, *Ответственный за договор, Рег. номер. Если не заполнять информацию о договоре, для выбора будут доступны все записи справочника Договоры, которые еще не связаны с электронными документами; |
| • | нажмите на ссылку Найти и выберите нужную запись справочника в открывшемся списке. Ссылка доступна, если договорной документ входит в категорию регистрируемых. |
Подробнее
Система ищет подходящие записи справочников по реквизитам:
| • | *Ответственный за договор |
Кроме того, чтобы запись справочника отобразилась в списке, с ней не должен быть связан договорной документ.
|
Карточка документа автоматически заполнится информацией из записи справочника:
| 3. | Если договор еще не заносили в справочник, заполните поля карточки документа вручную. При сохранении карточки автоматически создастся запись в справочнике Договоры. |
Впоследствии данные в карточке документа и связанной с ней записи справочника Договоры будут автоматически синхронизироваться.
Подробнее
*Вид документа. Автоматически заполняется значением, указанным при заполнении параметров документа. Поле доступно только для просмотра.
Ведущий документ. Можно указывать только документы с типом карточки «Договорные документы». Если в поле *Вид документа указано значение Договор, то поле Ведущий документ недоступно для редактирования.
№ документа. Если документ подготовлен в организации, то заполняется тем же значением, что поле Рег. номер. Если документ поступил от контрагента, то заполняется номером, присвоенным контрагентом.
*Предмет договора. Краткая суть договора, по которой можно понять его назначение.
Дата документа. Если договор подготовлен в организации, то заполняется тем же значением, что поле Дата регистрации. Если договор поступил от контрагента, то заполняется датой, проставленной контрагентом.
*Контрагенты. Значение поля выбирается из справочника:
| • | Организации, если контрагент является юридическим лицом; |
| • | Персоны, если контрагент является физическим лицом. |
Контактные лица. Контактные лица организаций-контрагентов, с которыми взаимодействует наша организация.
*Подразделение. Подразделение, ответственное за данный документ.
*Ответственный за договор. Работник указанного подразделения, ответственный за данный документ.
Валюта. Валюта договора.
Курс нац. валюты. Вычисляется автоматически в соответствии со значением полей Валюта и Дата документа. Если валюта является национальной, то значение поля равно 1. Иначе заполняется значением поля *Курс нац. валюты из справочника Курсы валют на дату, указанную в поле Дата документа.
Национальная валюта указывается в одноименной установке в desktop-клиенте. Подробнее см. раздел «Установки модуля».
*Наименование. Заполняется автоматически. Например, для договора – в формате «<Вид документа> № <№ документа> от <Дата документа> с <Контрагент> <Предмет договора>». Поле доступно только для просмотра.
|
| 4. | При необходимости заполните дополнительную информацию о документе на закладке «Дополнительно»: |
| • | в табличной части «Добавочные реквизиты» добавьте новую строку и укажите необходимые данные, для которых не предусмотрены поля в стандартной карточке. |
| 5. | Если обязательства по договору будут исполняться в несколько этапов, создайте этапы договора. С помощью сценария Агент рассылки уведомлений по этапам договоров ответственный за договор получит уведомления при окончании срока действия и при наступлении контрольной даты этапа договора. |
Подробнее
Чтобы создать этап договора:
| 1) | Перейдите на закладку «Этапы договора» и нажмите на кнопку  Создать запись. |
| 2) | Заполните поля. Особенности: |
| • | Контрольная дата. Дата, к которой необходимо проконтролировать работу по данному этапу договора. |
Табличная часть:
| • | Действует с, Действует по. Период действия этапа договора; |
| • | *Дата изм. Дата последнего изменения этапа договора; |
| • | Факт. дата заверш. Дата фактического завершения этапа договора; |
| • | Основание. Причина изменения этапа договора, например дополнительное соглашение, новый договор. Выбирается из справочника Договоры. |
Чтобы скопировать этапы существующего договора, нажмите на кнопку  Скопировать этапы. Откроется окно для выбора договора.
Кнопки доступны, только если существует связанная действующая запись справочника Договоры.
|
| 6. | Нажмите на кнопку Доп. соглашение, чтобы создать дополнительное соглашение для текущего договора. При нажатии на кнопку откроется окно для выбора файла, из которого будет создан документ, и вида документа. |
| 7. | Сохраните карточку договорного документа. Если вы не связывали документ с записью справочника Договоры, система ищет похожие договоры в справочнике. |
Подробнее
Система ищет похожие договоры по реквизитам:
| • | *Ответственный за договор |
| • | Рег. номер (если заполнен) |
| • | Дата регистрации (если заполнена) |
| • | № документа (если заполнен) |
| • | Дата документа (если заполнена) |
Кроме того, чтобы запись справочника отобразилась в списке, с ней не должен быть связан договорной документ.
|
Если похожие договоры найдены, появится сообщение:
| • | нажмите на кнопку Выбрать, чтобы просмотреть список похожих договоров. Если вы нашли нужный договор, выберите его. Карточка документа автоматически заполнится информацией из записи справочника; |
| • | нажмите на кнопку Продолжить, если вы уверены, что создаваемый договор не является дублем. |
| 8. | Если необходимо отправить документ на согласование, нажмите на кнопку  Отправить на согласование. Откроется окно для заполнения параметров типового маршрута «Согласование договорных документов»: |
| • | *Документ для согласования. Автоматически подставляется текущий документ; |
Примечание
Если типовой маршрут выбран из задачи без вложенных документов, вставьте в поле ссылку на нужный документ.
Если типовой маршрут выбран из задачи, в которую вложено несколько документов с типом карточки «Договорные документы», выберите нужный документ из выпадающего списка.
| • | Дополнительные согласующие – заинтересованные сотрудники организации, которые проверяют содержание документа на соответствие поставленным целям и нормативным документам, визируют договоры, устанавливают ЭП; |
Примечания
1. По умолчанию документ согласовывается с руководителем инициатора, визирующими и подписантом. Визирующие и подписант указаны в карточке категории договоров.
2. Если руководитель подразделения, подписант или визирующие совпадают с дополнительными согласующими, то они исключаются из списка дополнительных согласующих.
Если руководитель подразделения или подписант совпадает с визирующими, то они исключаются из списка визирующих.
| • | Срок согласования (дн.) – срок согласования документа дополнительными согласующими (в рабочих днях). Значение по умолчанию задает администратор системы в установке модуля Срок согласования (дн.). Значение можно изменить вручную. |
Срок согласования для других рецензентов указывает администратор системы. Данный срок не доступен для изменения;
| • | *Способ доставки документа. Если договорной документ входящий, укажите, каким способом он поступил от контрагента. Если исходящий – каким способом он будет отправлен контрагенту. Способ доставки Системы обмена можно указать только для двустороннего договора с организацией; |
| • | *Требуется подпись контрагента. Выберите Да, если контрагенту нужно подписать договорной документ. Если документ уже подписан, выберите Нет. |
| 10. | Нажмите на кнопку ОК и стартуйте задачу. Стадия жизненного цикла документа изменится на «Внутреннее согласование». |
Примечание
Информацию по процессу согласования можно сформировать при нажатии на кнопку 
Лист согласования на закладке «Подписи». Подробнее см. раздел «Лист согласования».
