Несколько человек в отделе могут выполнять одинаковые функции, например:
| • | юристы согласуют или подписывают договоры; |
| • | делопроизводители распечатывают письма, приказы, распоряжения для руководителя; |
| • | бухгалтеры выписывают счета-фактуры. |
Как правило, в таких ситуациях кто свободен, тот и выполняет работу. В таком случае типовой маршрут можно настроить двумя способами:
Способ 1 (рекомендуемый). Создать общего пользователя
Действия администратора:
| 1. | Для подразделений, специалисты которых работают с потоком документов и разбирают их по мере занятости, создать общего пользователя по выполняемой функции. Например, «Согласование договоров», «Печать приказов и распоряжений». |
| 2. | Для всех пользователей подразделения, работающих по данной функции, настроить замещение общего пользователя с типом «Полное». |
| 3. | В соответствующем блоке типового маршрута в качестве исполнителя указать общего пользователя. |
После настройки замещения у сотрудников отдела в папке «Входящие» появится папка «Входящие» общего пользователя.
Действия пользователя:
| 1. | Периодически проверять задания в папке «Входящие» общего пользователя. |
| 2. | Если задание берется в работу, то в тексте задания указывать, что работа начата. При открытии карточки задания другие сотрудники увидят текст и не будут его выполнять. |
| 3. | Выполнить задание. В тексте будет указан фактический исполнитель. |
|
Способ 2. Выделить координатора
В подразделении выделяется один координатор. По типовому маршруту задания будут приходить координатору, а он будет передавать работу свободному пользователю.
Такой способ использовать не рекомендуется, потому что координатор может не вовремя передавать задания в работу и на него ложится дополнительная нагрузка.
|
